Informatizar para melhorar

Há quase 25 anos atrás, li um artigo que dizia sobre o futuro da informática. Nele, o autor dizia que com o advento da tecnologia e dos computadores trabalhando por nós em muitas atividades até então realizadas manualmente, sobraria mais tempo para nós mesmos e para a família (lazer, estudos, interação social etc.). Além disso, sobraria tempo para aperfeiçoar os produtos e métodos de produção até então empregados, fazendo com que o consumidor tivesse, cada vez mais, um produto melhor.

Bem, podemos ver hoje, que parte do que ele previu se tornou realidade e outra parte não. Quem trabalha com informática e nos processos que exigem conhecimento técnicos do computador não tem tanto tempo a mais assim. Estão sobrecarregados por muitas tarefas que precisam realizar e, por falta de quem saiba fazer também, não podem dividir o trabalho, mesmo que queiram. Na área de informática, falta especialização e algumas empresas não encontram certos profissionais.

É parecido com o que ocorreu na época da revolução industrial, quando as máquinas tomaram conta mas, nem por isso a carga horária diminuiu. Pelo contrário, quem se dispunha e sabia trabalhar com elas, tinha de se submeter a muitas jornadas longas. Temos que aprender com a história. O mundo muda, as pessoas mudam, a sociedade muda. Hoje, um emprego de torneiro mecânico, metalúrgico, já não é tão valorizado quanto há alguns anos atrás. Essa valorização tornou o sindicato dos metalúrgicos tão forte no Brasil como era há alguns anos, a ponto de conseguir elevar uma liderança à Presidência. Hoje, os metalúrgicos não são tão fortes, porque as máquinas e robôs informatizados tomam vários lugares em montadoras e em outros lugares. Quantos tipógrafos ainda existem e resistem ao poder dos processadores de texto e dos programas de editoração eletrônica?

Mas o número de empregos não diminuiu. Apenas parte da sociedade não percebeu que migrou. Muitos procuram emprego em áreas onde já não há mais espaço, não há mais oportunidade. As áreas criativa, ecológica (engenheiro ambiental, controle de poluição, coleta seletiva etc.), e de aperfeiçoamento de processos (se hoje é mais fácil fazer o trabalho, há uma busca constante pelo melhoramento da qualidade da informação e dos produtos, o que abre espaço para pessoas que desejam melhorar essa qualidade) devem estar em alta e compensam os empregos perdidos nas outras áreas. Mas muitos não percebem isso e, assim, uns ficam sobrecarregados, alguns lugares com falta de trabalhadores e outros ficam sem emprego. As coisas mudam. A informatização veio para ficar e mudar muita coisa. Basta que busquemos um aperfeiçoamento e, com o tempo, as coisas voltam a se encaixar.

Conseguimos aperfeiçoar processos e a qualidade de muita coisa. Espero que estejamos, agora, caminhando para aperfeiçoar as relações familiares e de amizade.

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Bug do milênio X youTube (parte 3)

Hoje, sistemas de streaming (oferecer conteúdo áudiovisual sob demanda, na hora que o usuário deseja, pela internet) oferecem filmes, músicas e muito mais. NetFlix, youtube e outras redes sociais têm seus conteúdos cheios hoje em dia com quantidades que eram inviáveis poucos anos atrás. Isso possibilitou uma revolução nos meios de comunicação. As televisões tradicionais vêem sua audiência ser tomada pelas atrações disponíveis na internet. Afinal, na internet eu vejo o que eu quero na hora que eu quero. Não preciso esperar pela hora determinada pela empresa que transmite.

Mas o que possibilitou tudo isso? Afinal de contas, poucos anos atrás, na virada do milênio, muitos se preocupavam com o bug do milênio, um problema cuja origem estava no fato de muitos terem, no passado, economizado espaço de armazenamento em disco eliminando 2 dígitos do ano, nos registros de datas. E agora, poucos anos depois, há espaço para que pessoas grave e postem conteúdos os mais bizarros e inúteis possíveis. Claro, tem os úteis e bons também. Mas se considerarmos como, há pouco tempo atrás, o espaço de armazenamento era valioso e raro, e hoje se colocam vídeos que não dizem nem transmitem nada, podemos ter uma dimensão da grande guinada que esta situação teve.

E o que possibilitou tudo isso? A tecnologia de armazenamento deu saltos gigantescos nestes últimos tempos. Discos rígidos com espaços cada vez maiores e novas tecnologias de armazenamento baratearam o custo para se guardar informações de uma forma inacreditável.

Antes, preocupava-se em economizar 2 dígitos na data. Agora, pessoas tiram fotos com seu celular, sem critério e armazenam às vezes cópias de uma mesma foto, apenas para brincar de editar com elas.

Toda essa evolução foi possível graças à abundância oferecida no armazenamento. A informação corre tão rapidamente e com tanta abundância no mundo, que ficou difícil agora selecionar o que ver, o que assistir. Todos podem publicar, armazenar, gravar. E o difícil é saber o que dar atenção nesse mar que se tornou a internet.

Mas uma coisa é certa: a velocidade desta evolução é assustadora. O mundo virou do avesso por causa deste processo. A comunicação entre as pessoas mudou, a forma de ver notícia mudou, a maneira de se expressar mudou. A maneira de viver e ver o mundo mudou. Precisamos saber lidar com tudo isso e entender como tirar o melhor proveito possível de toda essa evolução.

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Bug do milênio X youTube (parte 2)

Hoje em dia, essa realidade mudou muito: um jovem publica um vídeo no youtube de 10 min e ocupa os mesmos 20 mb que antigamente eram todo o espaço que havia num computador para realizar todos os trabalhos. Mais que isso, muitos jovens publicam alguns desses vídeos por dia. Outros publicam vídeos de 30 minutos ou mais. E o espaço está ali, se multiplicando. Imagine quantos milhões de pessoas estão publicando conteúdos nos espaços de vídeo e outras áreas da internet e parece que o espaço não tem fim.

Somente para quem não está entendendo esta questão de mb, Tb, capacidades e medidas, uma breve explicação da informática. A unidade básica de medida de armazenamento num computador é um byte, que equivale a um dígito, uma letra, um caracter. Assim, a palavra “casa” tem 4 bytes de espaço, porque tem 4 letras. Os sinais de pontuação, espaços em branco, códigos internos do computador invisíveis e outras coisas também ocupam espaço na memória de armazenamento. Assim, um texto como esse, com pouco menos de 10 mil caracteres, tem 10.000 bytes de espaço. Isso não é muito.

Mas aí vem as unidades de medida da informática que multiplicam isso. A cada 1024 unidades de uma determinada medida, temos seu múltiplo. Costumamos arredondar para 1000, a fim de facilitar o entendimento e o cálculo. Assim como 1000 gramas de açúcar são 1 kilograma e 1000 metros de distância são 1 kilômetro, as unidades do computador têm seus múltiplos também.

1000 bytes (para ser exato, são 1024, mas vamos arredondar, lembra?), então 1000 bytes formam 1 kilobyte de espaço de armazenamento, mais conhecido como 1 kbyte ou 1 kb. Mal dá para armazenar 1 página de texto. Na verdade, um parágrafo um pouco maior já ocupa esse espaço, já tem 1000 caracteres. Antigamente era uma unidade bastante conhecida e usada. É tão pouco que hoje em dia poucos lembram que ela existe.

Mas o que acontece quando juntamos 1000 kbytes? Multiplicamos o kbyte por 1000 e temos o MegaByte. Aqui estamos falando de 1 milhão de bytes (ou caracteres). Agora, podemos falar de espaço suficiente para armazenar 1 livro (talvez até umas 500 páginas, dependendo da formatação, tamanho de letra etc.). Mas com certeza dá para guardar um livro. Um vídeo pequeno também tem sua medida em MegaBytes. Como já disse, uns 2 min de vídeo ocupará 3-4 mb de espaço. Uma mídia de CD tem capacidade para 600 mb.

Se juntar 1000 mb, teremos 1 gigaByte, 1 gb. Aqui, estamos falando de 1 bilhão de bytes (caracteres). Ou 1000 livros de 500 páginas. Ou uma enciclopédia daquelas tradicionais antigas, incluindo texto e fotos, com todos os seus volumes. Antigamente, não se falava em gigabyte. Era coisa futurística. A primeira vez que o serviço de eMail do Google, o gMail, liberou para que as pessoas pudessem armazenar em suas contas de eMail 1gb, foi uma revolução. A maioria dos provedores de eMail liberava não mais que 100 mb para armazenar os eMails. As pessoas usavam os programas de eMail para baixar seus eMails em seus computadores. Mas daí o gmail disponibilizou 1 gb para cada conta de eMail. Foi notícia. Essas medidas não eram normais. Hoje os limites são bem maiores. Os pendrives hoje, armazenam na casa dos gigabytes. Se você comprar um novo hoje, irá encontrar os de 16gb, 32gb ou mais. Ou seja, num pequeno pendrive, caberiam várias cópias completas de enciclopédias inteiras. Um filme completo (um longa metragem, que hoje poderia ser longa bytegem, pois não se mede mais em metros de rolos de filmes, sua duração) de aproximadamente 2 horas de duração, ocupa aproximadamente 5gb de espaço. É a capacidade também de uma mídia de DVD (4,7gb).

Acima disso, quando se juntam 1000 gb, temos 1 terabyte, 1 Tb. Isso, na minha época de estudos de infomática, só a NASA tinha. Hoje, a maioria dos notebooks vendidos em lojas vem com essa capacidade, pronta para ser desperdiçada pelas pessoas, que nunca irão ocupar nem 20% deste espaço. Se 1 gb guarda uma coleção completa de enciclopédia e 1 Tb guarda 1000 vezes isso, então é possível guardar uma biblioteca inteira em 1 Tb de dados. Aqui, seria possível armazenar 200 filmes longa metragens, com extras, vários idiomas e dublagens. A netflix poderia guardar cerca de 1000 de seus filmes em apenas 5 Tb de armazenamento, ou seja, o equivalente a 5 notebooks novos.

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Bug do milênio X youTube (parte 1)

Quem aqui lembra do bug do milênio? Aquela expectativa apocalíptica de que, na virada do ano 2000, os computadores entrariam em colapso, causando problemas no mundo inteiro, que alguns chegaram a anunciar o apocalipse por causa disso. Quem lembra? Mas já faz tempo. Quase 20 anos se passaram. Nada aconteceu. O ano 2000 virou e nada aconteceu com os computadores, com as torres de comando de aeroportos (alguns interromperam as atividades dos aeroportos durante a virada do ano porque pensaram que os computadores parariam e não seria possível realizar o controle de tráfego aéreo gerando, consequentemente, acidentes). Mas nada aconteceu. Tudo continuou normalmente. Aliás, o velho ditado “mil passará, dois mil não chegará” referindo-se ao fim do mundo no segundo milênio também se mostrou sem sentido. Estamos às portas de 2020. Nada daquilo aconteceu. Muito pelo contrário.

Alguém sabe ou lembra o motivo do medo dessa pane geral nos computadores na virada do ano 2000? É que, por causa da pequena capacidade de armazenamento de dados dos computadores daquela época, os programadores (desde a década de 50 e 60 e até o fim do século), costumavam utilizar apenas 2 dígitos para armazenar o ano nas datas. Assim, um ano de nascimento 1977 era armazenado como 77, para economizar espaço em disco da parte “dispensável” do ano, que era o “19”. Afinal, todos sabiam que era 19??, ou seja, algum ano do século XX, mil novecentos e alguma coisa. Os HDs dos computadores (naquela época, chamavam winchester) tinham pouco espaço (mesmo os de empresas, às vezes tinham apenas 40 Mb de espaço para armazenamento, os primeiros tinham 5 Mb! E eram enormes em tamanho) e, consequentemente, o preço para armazenar dados era absurdo. Esses 2 dígitos economizados no ano (o 19 do século), num cadastro de uma pessoa com data de nascimento, data de admissão de um emprego, data disso ou daquilo, geravam por vezes uma economia de 10 ou 20 bytes! Hoje isso parece ridículo. Mas numa lista de 10 mil cadastros, eram 100 ou 200 mil bytes (100 – 200 kbytes). Num HD de 40 Mb, já significava alguma coisa. Multiplique isso para outros cadastros e grupos de informações e realmente, no início, era uma preocupação, essa “economia” de espaço.

E se tornou um hábito dos programadores usar apenas 2 dígitos para o ano. Ninguém pensou que um dia chegaria o fim do século. Era algo muito distante para os programadores da década de 70 ou 80. Talvez ninguém acreditou que aqueles programas e bases de dados estariam funcionando até a virada do milênio. Mas quando o ano 2000 chegou, uma data armazenada como “16” ou “45”, que representavam 1916 ou 1945 poderia muito bem ser interpretada pelos computadores como 2016 ou 2045. Ninguém sabia, enquanto falavam sobre o bug do milênio, como os computadores se comportariam. Se as datas armazenadas nos bancos de dados fossem interpretadas de forma incorreta, o que então aconteceriam aos sistemas? A preocupação, no início, era com a economia de espaço. Os HDs tinham 20 ou 40 Mb de espaço!!! como não se preocupar com espaço. Armazenar imagens e músicas era impensável. Armazenar um vídeo de 2 minutos que ocupa sozinho 3 ou 4 mb num computador que comporta no total, para todas as suas funcionalidades, apenas 20 ou 40 mb era questão de ficção científica. E era mesmo. Na época que eu fazia meu curso de informática (1992-1995), um professor citou certa vez sobre capacidades de armazenamento dos computadores. Naquela época, vivíamos com os computadores de megabytes. Os Gigabytes eram coisa de grandes empresas. Ele citou uma vez o terabyte e disse que talvez apenas a NASA tivesse essa capacidade de armazenamento!

Hoje em dia, qualquer notebook comprado em loja de departamentos tem 1 Tb de armazenamento (ok, os mais baratos ainda tem 500 Gb, mas ainda é muito).

A maioria das pessoas que adquirem um equipamento desses não sabe que nunca usarão tanto armazeamento de dados assim. Muitos têm um computador com essa capacidade, mas só usam 10 ou 20% desse total. O restante fica lá, sem usar.

E pensar que antigamente brigava-se por 5 mb de espaço. Que pensou-se que haveriam tragédias na virada do milênio por causa da economia de espaço.

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Aproveitando a Oportunidade

 Para quem é empresário, em qualquer setor, seja comércio, indústria ou serviços, sabe que ultimamente as mudanças referentes às exigências para controle tributário por parte do governo estão andando “a toque de caixa”, aproveitando as tecnologias disponíveis hoje em dia. Internet e sistemas de informatização estão sendo aproveitados ao máximo pelo governo para criar um método de processamento de documentos fiscais que irá mudar toda a forma de organização do governo e das empresas.

Há muitos anos atrás, quando o Imposto de Renda ainda era entregue em formulários escritos a caneta, a Receita Federal investiu pesadamente para criar sistemas de entrega de declarações informatizada. Naquela época ainda era entregue em disquetes. A internet ainda não estava no estágio da evolução atual. Ainda eram aceitas as declarações em papel, mas havia vantagens para quem entregasse em disquetes, pois as restituições seriam também entregues antecipadamente. Depois veio a entrega via internet, aboliu-se, em algum momento, a entrega em papel.

As eleições, no Brasil, também são eletrônicas e permitem que conheçamos os resultados dos eleitos em nossas cidades e estados poucas horas depois de finalizadas as votações.

São dois exemplos já consolidados, que foram se aperfeiçoando com o tempo, da informatização para ajudar a organização do estado. Já possibilitaram agilizar muitos processos e permitir outros que, antes, eram inviáveis. Esperamos que diminuam ainda mais a burocracia e facilitem, cada vez mais, a vida dos empresários e dos cidadãos brasileiros. A exemplo dessa diminuição de burocracia, hoje pode-se abrir uma empresa pela internet, em menos de 30 minutos: o MEI. Quem já tentou abrir uma empresa pelos métodos antigos (uns 20 anos atrás), sabe que isso é um verdadeiro milagre. O ministério da saúde está agora implantando a informatização unificada e, dentro em breve, poderemos acessar, em qualquer hospital no Brasil, conveniado ao SUS, nosso prontuário eletrônico. Não vai demorar.

Parecia ficção há pouco tempo atrás. Mas está tudo aí. O que possibilitou isso? A Tecnologia. A informática, a Internet e tudo o mais. Essa evolução vai continuar. O governo está, aos poucos, utilizando essa tecnologia para melhorar controles e atendimentos. É um caminho sem volta.

Mas as pessoas e as empresas ainda utilizam-se muito pouco destas facilidades e vantagens. Muitos empresários que têm, em suas lojas, sistemas informatizados, utilizam os mesmos muitas vezes apenas como uma calculadora de luxo, apenas para somar o total para cobrar do cliente no caixa. Muitos não se utilizam do gerenciamento disponível nestes sistemas. Perdem muito a oportunidade de se aproveitar de toda essa evolução.

Deveríamos todos procurar nos beneficiar de todas essas ferramentas para nossa produtividade e melhoria em tudo o que fazemos. De forma sadia e sensata. Se não o fizermos, estaremos fadados a ver passar tudo isso na nossa frente, porque muitos estão fazendo.  

A informatização tira empregos?

 Houve tempos em que se pensou que com o advento da informatização haveria perda de muitos empregos. Pensava-se assim porque a lógica era a de que se o computador faz o trabalho de várias pessoas, logo estas pessoas perderiam seus empregos para o computador. Mas, depois de alguns anos, já se percebeu que não é isso o que acontece. Pelo contrário: cada vez mais necessita-se de trabalhadores especializados na área da informática e há, inclusive, um déficit de profissionais em algumas áreas, que necessitam de ter uma formação mais especializada.

Então quero logo deixar claro: a informatização não tira emprego de ninguém.

Mesmo o pequeno empresário não deve ter em mente uma informatização que venha a trazer uma diminuição da mão de obra presente em sua empresa. Até porque há outras necessidades que uma informatização traz que necessitará de outros tipos de profissionais.

Alguns empresários ainda mantém a ideia de que ao informatizar sua empresa, poderá economizar em mão de obra. Isso pode até acontecer, se o quadro de funcionários da empresa estiver desproporcional. Mas não será o fato de implantar a informatização que irá diminuir empregos.

Quais são, então, as vantagens para o pequeno empresário em investir numa informatização para sua empresa?

1. Diminuição de custos. Não pela diminuição da força de trabalho, mas pela diminuição do retrabalho desnecessário, pela melhoria e otimização dos processos de trabalho e por fazer os mesmos de forma mais objetiva, rápida e “limpa”.

2. Melhoria da qualidade. Este seria, sem dúvida, uma das melhores vantagens para se aventurar a um processo de informatização. Melhoria na produção, na administração e no acompanhamento de processos necessários para um bom funcionamento da empresa em todas as áreas.

3. Agilidade operacional. Uma informatização bem implantada promove maior agilidade no atendimento ao cliente, na entrega, nos processos administrativos e outras áreas.

Poderíamos citar muitos outros exemplos de melhorias para a empresa que escolhe fazer uma verdadeira informatização. Mas quero resumir este texto dizendo que para quem deseja informatizar sua empresa, deve pensar não em diminuir o número de funcionários, mas sim deve ter em mente qualificar melhor seus colaboradores, a fim de que todos aproveitem os recursos oferecidos pela informatização, levando a empresa a uma melhoria em todos os sentidos.

Portanto, com um processo bem dirigido de informatização, a pequena empresa tem condições de competir com níveis de qualidade que só seriam possíveis a empresas de maior porte, mantendo os custos compatíveis com o tamanho da empresa em questão.

A LUPASoft têm à sua disposição softwares modulares e orientação para aplicar utilizar a melhor ferramenta para uma boa administração de sua empresa, buscando a melhoria da qualidade dos serviços prestados em todos os sentidos. 

O que significa informatizar?

 Muitos confundem e ainda não entendem o que é informatização. Alguns pensam que comprando um ou mais computadores e utilizando a internet para algumas atividades estão informatizando sua empresa. Mas informatizar não é apenas colocar computadores ou programas de computador para funcionar. É um conjunto de atitudes e aquisições bem coordenadas, que incluem o equipamento (hardware), as ferramentas corretas para se usá-lo (software) e as pessoas adequadas e capacitadas para usar essas ferramentas (peopleware).

O Hardware precisa ser adequado ao uso que se necessita para sua empresa. Nem sempre comprar o mais atual, o mais moderno, é o mais indicado para um determinado caso. No mínimo, se esta equiparação não for adequadamente medida, o empresário poderá gastar mais dinheiro do que seria necessário. Ou pior, gastar errado e ter que gastar tudo de novo por não ter uma orientação adequada. E nem sempre o leigo está preparado para escolher o equipamento correto, diante de tantas marcas, modelos, opções e configurações atualmente disponíveis.

Após a escolha do equipamento correto, é necessário dar a correta manutenção no mesmo. Muitos pensam que computador, depois de comprado, é só usar. Mas, assim como um carro precisa de água no radiador, troca de óleo etc., o computador tem suas necessidades de manutenção que, quando não respeitadas, podem causar danos ao equipamento, prejudicando todo o trabalho.

O software é a outra parte que complementa a primeira. Sem um programa adequado às necessidades da empresa, pode-se ter o melhor computador, o mais rápido, a maior tela. Será bonito de ver, mas pouco eficiente para auxiliar no dia a dia. A escolha de um software adequado precisa considerar diversos pontos: facilidade de uso e praticidade, adaptabilidade, integração, confiabilidade, assistência e suporte, treinamento adequado e específico e muitos outros.

É um processo complexo e, por isso mesmo, precisa ser feito com o auxílio de profissionais preparados para dar uma orientação adequada a cada caso. Mas a escolha de um software para uso em uma empresa não pode, de forma nenhuma, ser feito como se fosse escolher um presente para um parente numa loja virtual, pela internet. Com certeza, se a vontade do empresário é informatizar, a escolha precisa ser feita de uma forma mais criteriosa.

Uma parte muito ignorada é, geralmente, o pessoal que utilizará o sistema informatizado da empresa. Não poucos casos há de empresas que compram computadores e os colocam na mesa de seus funcionários sem qualquer preparo e pedem para que eles agora façam tudo utilizando o computador, acreditando que isso é informatizar a empresa. É um dos maiores erros.

Pode ocorrer do funcionário perceber que, embora saiba digitar textos no computador e usar a internet, não sabe ainda fazer uso daquele software administrativo da empresa de forma correta, nem extrair informações e relatórios que ajudem a empresa a ser gerenciada. Além de desistimular o funcionário, a empresa não estará aproveitando corretamente o investimento feito na informatização.

O computador é, com certeza, mais produtivo que os processos antigos utilizados, desde que se saiba utilizar os processos de forma correta. Outro engano que ocorre com frequencia é achar que, pelo fato dos funcionários já saberem utilizar bem alguns programas generalizados (como um processador de textos ou uma planilha eletrônica), conseguirão também utilizar todos os recursos de um software feito com um propósito específico. Cada software necessita de algum treinamento, por mínimo que seja.

Informatizar é um conjunto harmônico destas atitudes. Todas bem coordenadas e com a devida orientação, permitirão ao empresário aproveitar seu investimento e poder dizer que valeu cada centavo investido.

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