O que significa informatizar?

 Muitos confundem e ainda não entendem o que é informatização. Alguns pensam que comprando um ou mais computadores e utilizando a internet para algumas atividades estão informatizando sua empresa. Mas informatizar não é apenas colocar computadores ou programas de computador para funcionar. É um conjunto de atitudes e aquisições bem coordenadas, que incluem o equipamento (hardware), as ferramentas corretas para se usá-lo (software) e as pessoas adequadas e capacitadas para usar essas ferramentas (peopleware).

O Hardware precisa ser adequado ao uso que se necessita para sua empresa. Nem sempre comprar o mais atual, o mais moderno, é o mais indicado para um determinado caso. No mínimo, se esta equiparação não for adequadamente medida, o empresário poderá gastar mais dinheiro do que seria necessário. Ou pior, gastar errado e ter que gastar tudo de novo por não ter uma orientação adequada. E nem sempre o leigo está preparado para escolher o equipamento correto, diante de tantas marcas, modelos, opções e configurações atualmente disponíveis.

Após a escolha do equipamento correto, é necessário dar a correta manutenção no mesmo. Muitos pensam que computador, depois de comprado, é só usar. Mas, assim como um carro precisa de água no radiador, troca de óleo etc., o computador tem suas necessidades de manutenção que, quando não respeitadas, podem causar danos ao equipamento, prejudicando todo o trabalho.

O software é a outra parte que complementa a primeira. Sem um programa adequado às necessidades da empresa, pode-se ter o melhor computador, o mais rápido, a maior tela. Será bonito de ver, mas pouco eficiente para auxiliar no dia a dia. A escolha de um software adequado precisa considerar diversos pontos: facilidade de uso e praticidade, adaptabilidade, integração, confiabilidade, assistência e suporte, treinamento adequado e específico e muitos outros.

É um processo complexo e, por isso mesmo, precisa ser feito com o auxílio de profissionais preparados para dar uma orientação adequada a cada caso. Mas a escolha de um software para uso em uma empresa não pode, de forma nenhuma, ser feito como se fosse escolher um presente para um parente numa loja virtual, pela internet. Com certeza, se a vontade do empresário é informatizar, a escolha precisa ser feita de uma forma mais criteriosa.

Uma parte muito ignorada é, geralmente, o pessoal que utilizará o sistema informatizado da empresa. Não poucos casos há de empresas que compram computadores e os colocam na mesa de seus funcionários sem qualquer preparo e pedem para que eles agora façam tudo utilizando o computador, acreditando que isso é informatizar a empresa. É um dos maiores erros.

Pode ocorrer do funcionário perceber que, embora saiba digitar textos no computador e usar a internet, não sabe ainda fazer uso daquele software administrativo da empresa de forma correta, nem extrair informações e relatórios que ajudem a empresa a ser gerenciada. Além de desistimular o funcionário, a empresa não estará aproveitando corretamente o investimento feito na informatização.

O computador é, com certeza, mais produtivo que os processos antigos utilizados, desde que se saiba utilizar os processos de forma correta. Outro engano que ocorre com frequencia é achar que, pelo fato dos funcionários já saberem utilizar bem alguns programas generalizados (como um processador de textos ou uma planilha eletrônica), conseguirão também utilizar todos os recursos de um software feito com um propósito específico. Cada software necessita de algum treinamento, por mínimo que seja.

Informatizar é um conjunto harmônico destas atitudes. Todas bem coordenadas e com a devida orientação, permitirão ao empresário aproveitar seu investimento e poder dizer que valeu cada centavo investido.

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