A informatização tira empregos?

 Houve tempos em que se pensou que com o advento da informatização haveria perda de muitos empregos. Pensava-se assim porque a lógica era a de que se o computador faz o trabalho de várias pessoas, logo estas pessoas perderiam seus empregos para o computador. Mas, depois de alguns anos, já se percebeu que não é isso o que acontece. Pelo contrário: cada vez mais necessita-se de trabalhadores especializados na área da informática e há, inclusive, um déficit de profissionais em algumas áreas, que necessitam de ter uma formação mais especializada.

Então quero logo deixar claro: a informatização não tira emprego de ninguém.

Mesmo o pequeno empresário não deve ter em mente uma informatização que venha a trazer uma diminuição da mão de obra presente em sua empresa. Até porque há outras necessidades que uma informatização traz que necessitará de outros tipos de profissionais.

Alguns empresários ainda mantém a ideia de que ao informatizar sua empresa, poderá economizar em mão de obra. Isso pode até acontecer, se o quadro de funcionários da empresa estiver desproporcional. Mas não será o fato de implantar a informatização que irá diminuir empregos.

Quais são, então, as vantagens para o pequeno empresário em investir numa informatização para sua empresa?

1. Diminuição de custos. Não pela diminuição da força de trabalho, mas pela diminuição do retrabalho desnecessário, pela melhoria e otimização dos processos de trabalho e por fazer os mesmos de forma mais objetiva, rápida e “limpa”.

2. Melhoria da qualidade. Este seria, sem dúvida, uma das melhores vantagens para se aventurar a um processo de informatização. Melhoria na produção, na administração e no acompanhamento de processos necessários para um bom funcionamento da empresa em todas as áreas.

3. Agilidade operacional. Uma informatização bem implantada promove maior agilidade no atendimento ao cliente, na entrega, nos processos administrativos e outras áreas.

Poderíamos citar muitos outros exemplos de melhorias para a empresa que escolhe fazer uma verdadeira informatização. Mas quero resumir este texto dizendo que para quem deseja informatizar sua empresa, deve pensar não em diminuir o número de funcionários, mas sim deve ter em mente qualificar melhor seus colaboradores, a fim de que todos aproveitem os recursos oferecidos pela informatização, levando a empresa a uma melhoria em todos os sentidos.

Portanto, com um processo bem dirigido de informatização, a pequena empresa tem condições de competir com níveis de qualidade que só seriam possíveis a empresas de maior porte, mantendo os custos compatíveis com o tamanho da empresa em questão.

A LUPASoft têm à sua disposição softwares modulares e orientação para aplicar utilizar a melhor ferramenta para uma boa administração de sua empresa, buscando a melhoria da qualidade dos serviços prestados em todos os sentidos. 

O que significa informatizar?

 Muitos confundem e ainda não entendem o que é informatização. Alguns pensam que comprando um ou mais computadores e utilizando a internet para algumas atividades estão informatizando sua empresa. Mas informatizar não é apenas colocar computadores ou programas de computador para funcionar. É um conjunto de atitudes e aquisições bem coordenadas, que incluem o equipamento (hardware), as ferramentas corretas para se usá-lo (software) e as pessoas adequadas e capacitadas para usar essas ferramentas (peopleware).

O Hardware precisa ser adequado ao uso que se necessita para sua empresa. Nem sempre comprar o mais atual, o mais moderno, é o mais indicado para um determinado caso. No mínimo, se esta equiparação não for adequadamente medida, o empresário poderá gastar mais dinheiro do que seria necessário. Ou pior, gastar errado e ter que gastar tudo de novo por não ter uma orientação adequada. E nem sempre o leigo está preparado para escolher o equipamento correto, diante de tantas marcas, modelos, opções e configurações atualmente disponíveis.

Após a escolha do equipamento correto, é necessário dar a correta manutenção no mesmo. Muitos pensam que computador, depois de comprado, é só usar. Mas, assim como um carro precisa de água no radiador, troca de óleo etc., o computador tem suas necessidades de manutenção que, quando não respeitadas, podem causar danos ao equipamento, prejudicando todo o trabalho.

O software é a outra parte que complementa a primeira. Sem um programa adequado às necessidades da empresa, pode-se ter o melhor computador, o mais rápido, a maior tela. Será bonito de ver, mas pouco eficiente para auxiliar no dia a dia. A escolha de um software adequado precisa considerar diversos pontos: facilidade de uso e praticidade, adaptabilidade, integração, confiabilidade, assistência e suporte, treinamento adequado e específico e muitos outros.

É um processo complexo e, por isso mesmo, precisa ser feito com o auxílio de profissionais preparados para dar uma orientação adequada a cada caso. Mas a escolha de um software para uso em uma empresa não pode, de forma nenhuma, ser feito como se fosse escolher um presente para um parente numa loja virtual, pela internet. Com certeza, se a vontade do empresário é informatizar, a escolha precisa ser feita de uma forma mais criteriosa.

Uma parte muito ignorada é, geralmente, o pessoal que utilizará o sistema informatizado da empresa. Não poucos casos há de empresas que compram computadores e os colocam na mesa de seus funcionários sem qualquer preparo e pedem para que eles agora façam tudo utilizando o computador, acreditando que isso é informatizar a empresa. É um dos maiores erros.

Pode ocorrer do funcionário perceber que, embora saiba digitar textos no computador e usar a internet, não sabe ainda fazer uso daquele software administrativo da empresa de forma correta, nem extrair informações e relatórios que ajudem a empresa a ser gerenciada. Além de desistimular o funcionário, a empresa não estará aproveitando corretamente o investimento feito na informatização.

O computador é, com certeza, mais produtivo que os processos antigos utilizados, desde que se saiba utilizar os processos de forma correta. Outro engano que ocorre com frequencia é achar que, pelo fato dos funcionários já saberem utilizar bem alguns programas generalizados (como um processador de textos ou uma planilha eletrônica), conseguirão também utilizar todos os recursos de um software feito com um propósito específico. Cada software necessita de algum treinamento, por mínimo que seja.

Informatizar é um conjunto harmônico destas atitudes. Todas bem coordenadas e com a devida orientação, permitirão ao empresário aproveitar seu investimento e poder dizer que valeu cada centavo investido.

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INFORMATIZAR OU PERECER

Há vários motivos pelos quais alguém inicia um negócio, abre uma empresa. Para alguns, é a realização do sonho de ser um empresário. Para outros, uma grande oportunidade que não passou em branco. Há ainda os que se tornam empresário por necessidade, após a perda de um emprego, por exemplo.

Também poderíamos dizer que alguns, quando iniciam um empreendimento empresarial têm noção do que estão fazendo e o fazem planejada e conscientemente. Há ainda aqueles que iniciam seu negócio por impulso, sem pensar no que estão fazendo ou simplesmente se vêem envolvidos pelo negócio, sem nem terem tempo de pensar em um início: quando percebem, já estão envolvidos nas rotinas do dia a dia.

Bem, poderíamos falar sobre muitas opções e alternativas pelas quais um empresário se torna dono de seu próprio empreendimento e é claro que tudo isso influencia o seu modo de ver a empresa e sua forma de administrar. Estes motivos também podem ser responsáveis pelo sucesso ou fracasso de um empreendimento. É claro que ninguém começa um negócio e pensa no fracasso. Todos pensam em ter sucesso. Mas sabemos também que nem sempre isso ocorre. O que acontece, para que uma empresa não dê certo? Quais os pontos que realmente devem ser observados a fim de que o sucesso, e não o fracasso, seja a consequência natural?

Com certeza há muitos pontos. Não falaremos sobre todos e com certeza não neste único texto. Mas podemos resumidamente dizer que, para uma empresa dar certo, precisa ter clientes, realizar boas vendas para estes clientes, fazer um marketing para alcançar estes clientes e administrar as vendas e também as compras a fim de manter a saúde da empresa. Se começássemos uma discussão para saber qual destes itens é o mais importante, alguns diriam que são as vendas, outros o marketing. E creio que estes e outros são igualmente importantes para a saúde da empresa.

Mas gostaria de falar um pouco sobre um deles, que muitas vezes é ignorado por empreendedores no início dos trabalhos: a administração. É ignorado porque muitos, ao iniciar uma empresa, se preocupam nas rotinas operacionais do dia a dia, como comprar e vender, manter a prateleira cheia para os clientes e continuar a pagar as contas etc. Ou seja, não “sobra” tempo para parar e analisar a saúde financeira da empresa, não é possível fazer uma análise do andamento, seja crescimento ou diminuição das vendas e analisar os motivos pelos quais ocorrem as mudanças na empresa. Muitas vezes, o empreendedor apenas cuida de manter a empresa operando e “funcionando”. Porém, a saúde da empresa pode estar em risco. E não há como saber isso sem uma boa administração.

Estar atento às várias informações e tendências da empresa e saber tomar decisões baseadas em dados que realmente levem o empresário a melhorar cada vez mais a saúde da empresa é algo que nem todos ficam atentos. Muitas vezes pela falta de tempo, outras por não saberem como obter as informações de forma correta e de forma ágil. Outras vezes por não saberem manipular estas informações com o objetivo de tomarem as decisões corretas.

Em todos estes casos, se consideramos que a parte administrativa da empresa é realmente importante (e é), precisamos conseguir informações em tempo real, ou seja, no momento em que está acontecendo, para tomar decisões o mais rápido possível.

Para conseguir isso, hoje em dia, temos à disposição uma ferramenta que, pela importância que tem, já se tornou área estratégica e central para muitas empresas: a TI (tecnologia da informação), ou a área de informática da empresa. Hoje em dia, sem uma boa informatização, é impossível administrar bem uma empresa. Não é apenas administrar. É administrar bem. Com tanta concorrência, hoje em dia, apenas administrar, o “feijão-com-arroz” não mantém empresa aberta. Por outro lado, uma boa administração pode fazer a empresa crescer, passar por momentos difíceis e seguir em frente sem grandes percalços.

A informática, bem usada, pode contribuir para que o empresário tenha as informações corretas e de forma ágil, para manter sua empresa saudável e crescendo. Saber usar as ferramentas disponíveis na informática é igualmente importante. Informatizar não é apenas colocar um computador numa loja, mas é saber utilizar as ferramentas administrativas que o computador, através de softwares próprios, pode oferecer ao empresário. Para fazer isso, uma boa orientação e a implantação do software adequado à necessidade da empresa é indispensável. A informática, hoje em dia, tornou-se indispensável e necessária para o sucesso de toda empresa, seja o tamanho que for.

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SOFTWARE DE GESTÃO OU CALCULADORA DE LUXO?

Na história da informática, a evolução dos equipamentos (hardware) e das ferramentas usadas neles (software) ao longo dos anos seguiu uma velocidade estrondosa. Se lembrarmos que os primeiros computadores construídos na década de 40 ocupavam um andar inteiro de um prédio, e não tinham a capacidade de processamento de uma calculadora portátil de hoje em dia e considerarmos as evoluções presentes nos computadores, notebooks, smartphones e ipads, poderemos ver que a evolução tem sido a passos gigantescos. Imagine se a indústria automobilística tivesse seguido a mesma evolução, o que teríamos? Na área do software, tivemos a mesma evolução: no início, os computadores faziam operações básicas, de contas matemáticas, usados em lugares que precisavam fazer milhares de operações matemáticas por segundo, encontravam suas aplicações nos usos científicos de grandes universidades e em aplicações críticas de grandes empresas. O custo de milhares ou milhões de dólares proibia o uso em pequenas empresas.

Quando o primeiro PC (computador pessoal ou Personal Computer, em inglês) veio a existir, quase que foi um projeto que terminou no museu, porque não havia software que tornasse aquele aparelho útil para qualquer classe profissional que pudesse dele fazer uso. Apenas com a invenção de um software de planilha eletrônica chamada Visicalc (a primeira planilha eletrônica, “tataravó” do Excel) é que o PC passou a ser visto como algo útil que poderia ajudar, realmente, no dia a dia de contadores e outros profissionais que usassem cálculos. Então a revolução começou. E não parou até hoje, com o advento da internet e dos sistemas de controle administrativo, muitos em suas casas e empresas buscam tais sistemas para gerenciar os mais diversos ramos das atividades humanas.

Apesar de tanta evolução e melhorias, ainda vemos o potencial dos sistemas de informação ser subutilizado, talvez por desconhecimento das possibilidades que são oferecidas por parte daqueles que necessitam usar esse tipo de software.

Por exemplo, existem muitos varejos que “informatizam” sua loja, colocam um computador e um sistema de controle no caixa apenas para ter ali o cadastro dos produtos e seu preço, fazendo com que o computador venha a somar a lista de produtos vendidos e apresentar o total para o cliente, dando uma impressão dos itens para o cliente levar para casa um comprovante do que foi comprado. Muitos usam um sistema de computador, gastam com equipamentos e software para ter uma calculadora de luxo. Apenas para somar os totais de uma compra e informar ao cliente no fechamento da venda.

Os processos de gerenciamento e análise, que realmente trazem a real diferença na gestão dos negócios e pode fazer a informatização se tornar algo que venha a valer o investimento feito são, até hoje, usados basicamente pelas grandes empresas. Muitos empresários de pequenas empresas ainda sofrem com cálculos manuais para saber o melhor preço de venda dos seus produtos (e nem é preciso dizer a dificuldade que isso se torna em uma empresa com 3, 4 ou 5 mil itens no seu estoque), muitos ainda sofrem para saber se vale a pena continuar trabalhando com aquela marca de sabonete ou quanto estoque deve fazer daquele pacote de papel sulfite, sem prejudicar seu fluxo de caixa.

Claro que muitos convivem com isso no dia a dia e, de alguma forma, fazem acontecer o andamento de suas empresas, com controles manuais ou usando a técnica do “olhômetro”. Mas quanto dinheiro poderia ser economizado, quanto esforço poderia ser redirecionado para algo mais produtivo, se as ferramentas da informática fossem realmente usadas.

Claro que não é todo software que é capaz de dar essas informações de forma clara e concisa, legível a leigos. Alguns são tão complicados, feitos para grandes empresas que mantém departamentos inteiros com funcionários especializados que simplesmente fica inviável a um empresário de pequena empresa que acumula as funções financeiras, gerenciais, analíticas e operacionais, conseguir colocar em prática e usar essas ferramentas.

Porém, com o software correto e de fácil uso e aprendizado, tais características podem fazer parte da pequena empresa e trazer a ela um diferencial competitivo só visto hoje em grandes empresas. Só então, o empresário poderá não mais usar sua informatização (e todo o investimento que isso representou) para manter um computador que seja apenas uma calculadora com tela grande para o cliente ver. Só então, toda a capacidade dos sistemas de gestão fará com que o empresário tenha, realmente, vantagens nos processos de informatização.  

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