segunda-feira, 2 de dezembro de 2019

Alguns passos iniciais para se Informatizar - parte 2


Vejamos agora alguns items essenciais e básicos que precisam ser observados num verdadeiro processo de informatização. Há outros, mas sem estes no início, não podemos nem falar que o processo deu start.
Integração
Neste momento, é bom definir e entender o que é integração. Quando, num sistema de computador, as partes funcionam independentes umas das outras, sem interligações, não haverá integração. Integração pressupõe interligação e é necessário que as partes que compõem o todo estejam ligadas umas às outras em todas as suas características.
Por exemplo, se num software (programa) de computador, há necessidade de redigitar os dados de um documento (uma nota fiscal, por exemplo) por 2 ou 3 vezes para cada departamento que dela necessite, não há integração. A partir do momento que se digitou os dados da nota fiscal, esses dados devem servir aos processos de estoque, financeiro, contábil e fiscal (para falar dos básicos) sem necessidade de se digitar novamente os mesmos dados. Se o software exigir a digitação de um mesmo dado várias vezes sem reaproveitar o que já foi digitado em outros lugares, não será um software integrado.
Esse é um exemplo de não-informatização. Ou seja, se o computador existe para digitar os dados e imprimir numa impressora, mas nenhum trabalho é aproveitado, que seria uma das principais característicsa do sistema computadorizado. Neste caso, o número e o código ou nome do fornecedor é digitado várias vezes, repetidamente, em cada um dos processos, sem reaproveitar o trabalho feito anteriormente.
Isso é o que chamamos de retrabalho (refazer o mesmo trabalho mais de uma vez), que um verdadeiro processo informatizado não deveria permitir. Ao refazer o mesmo trabalho manualmente, corre-se o risco de cometer erros e há, sem dúvida, uma perda de tempo desnecessária.
Qualidade da informação
O fato dos sistemas computadorizados aproveitarem o trabalho que antes exigia muitos departamentos ou muitas pessoas para fazer, faz com que muitos acreditem na fábula que o computador está tirando o emprego de muita gente. Isso não é verdade.
Se o computador está tirando o emprego de muita gente, é porque as empresas ainda não entenderam quais as vantagens da informatização. E uma delas é, sem dúvida, a melhoria da qualidade da informação.
Ou seja, antes da informatização, para datilografar uma nota com vários itens era necessário escrever o nome de cada produto constante na nota, assim como os dados de nome do cliente, seu endereço (de entrega, cobrança etc.) e outros itens a cada vez que fosse escrever uma nota dessas. E, se por algum erro, fosse necessário redigitar, o trabalho era todo perdido. No caso da nota que entra na empresa, dados repetidos em vários departamentos (como almoxarifado, contabilidade, financeiro etc.), causam uma utilização de tempo desnecessária.
Atualmente, os dados são digitados apenas uma vez, talvez por algum auxiliar de escritório que insere todos os tipos de dados da Nota Fiscal para os departamentos interessados. Uma só pessoa insere dados para o estoque, financeiro, contabilidade etc. Cada departamento fará, após essa inserção, uma análise cuidadosa dos dados inseridos e fará, quando necessário, correções de eventuais erros, sendo que não será necessário o retrabalho de digitar tudo novamente, mas será tudo apenas conferido e corrigido, quando necessário. Assim, cada departamento cuida apenas dos dados inseridos que são de sua competência e o trabalho inicial poderá ser melhor aferido, com o mesmo número de funcionários que a empresa sempre manteve, pois a principal função da informática é melhorar a qualidade da informação e baixar a zero a quantidade de erros que ocorrem nestes processos de inserção de dados, e ainda aumentando a possibilidade de inserir novos tipos de informações e de análises que ajudem os gerentes, diretores e proprietários das empresas a saberem como anda, exatamente, a saúde administrativa da empresa.
Olhando para empresas menores, que não têm departamentos e um digitador dedicado, pode-se pensar no trabalho que daria anotar num caderno ou num controle à parte (mesmo que seja no computador), todos os items repetidas vezes. Talvez seja mais fácil fazer o controle de uma única vez, tendo integrados os dados necessários. Por exemplo, se uma mercearia deseja saber quantas compras um determinado cliente fez e quais items ele comprou em determinado período, teria um trabalho impossível de realizar manualmente, tendo que anotar num caderno item por item da compra realizada. Mas num processo informatizado, isso é automático e integrado, facilitando os processos de conferência e controle. Até porque, num processo informatizado, a cada venda informa-se apenas o código do produto e, todos os dados relacionados (descrição, valor etc.) são automaticamente vinculados a essa informação do código, evitando ter de escrever todos os dados, mas permitindo que se tenha todos esses dados à disposição.
Por isso tudo, ao optar por um (real e verdadeiro) processo de informatização, o empresário ou comerciante deve atentar para o fato de melhorar seu controle e métodos de análise do seu negócio e não ter em mente apenas aposentar a máquina de escrever.
Treinar para melhorar
Informatização é, portanto, uma tríade composta de:
Hardware (equipamentos como computadores, impressoras etc.)
Software (programas administrativos, utilitários, de entretenimento etc.)
Peopleware (pessoas que operarão o computador: programadores, digitadores etc.)
Nesta tríade, a parte mais importante e mais ignorada é, geralmente, o peopleware, ou seja, as pessoas que utilizarão os sistemas informatizados da empresa. Não poucos casos há de empresas que compram computadores e os colocam na mesa de seus funcionários sem qualquer preparo e pedem para que eles agora façam tudo pelo computador, acreditando que isso é informatizar a empresa.
Este é, na verdade, um dos maiores erros.
Logo o funcionário percebe que não sabe ir muito além de digitar alguns textos (sem utilizar todos os recursos do processador de textos), talvez aprenda a jogar paciência no computador e verá que sua produtividade, em vez de melhorar, piora porque agora, como ninguém mais aceita textos datilografados na máquina de escrever e o funcionário não quer parecer “para trás”, irá fazer o texto no computador, mesmo que demore 3 vezes mais do que se fosse datilografado. Claro, estou falando quando o funcionário não tem, ainda a devida qualificação na utilização destes processos.
Portanto, ao se informatizar, deve-se ter em conta que o treinamento é primordial nos processos de realizar um bom serviço à empresa. Não é possível colocar computadores numa empresa sem que seus funcionários saibam utilizá-los da melhor forma possível, a fim de realizarem um trabalho mais rápido e de uma melhor forma. O computador é, com certeza, mais produtivo que os processos antigos utilizados, desde que se saiba utilizar os processos corretamente.
Quando um novo sistema de informatização entra numa empresa, uma das maiores dificuldades é a resistência dos funcionários que sentem-se inseguros em até perder o emprego por causa da nova tecnologia e resistem ao uso ou ao sucesso da nova empreitada. É necessário oferecer um treinamento que venha a conscientizar e preparar tecnicamente para uma melhor utilização dos processos informatizados.
Outro engano que ocorre com frequencia é achar que, pelo fato dos funcionários já saberem utilizar bem alguns programas específicos (como um processador de textos, um controle contábil ou uma planilha eletrônica), conseguirão também utilizar todos os recursos de um software diferente, feito com um propósito específico. Cada software necessita de algum treinamento específico, por mínimo que seja. Quanto mais iniciante a pessoa que irá utilizar, maior a necessidade de treinamento nas áreas básicas. Caso a pessoa que irá utilizar o sistema já saiba operar alguns items do computador, necessitará, mesmo assim, de um treinamento específico e de adaptação para o novo sistema que está sendo utilizado.
Com certeza, o treinamento bem feito é o item mais importante para uma boa informatização da empresa.




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