Treinamento é Essencial

Treinamento não é opcional: é essencial.
Sem aprender a usar corretamente um software de gestão, o empresário corre o risco de desperdiçar investimento, travar processos e até desistir da ferramenta.
A história de Jonas mostra como a falta de dedicação ao aprendizado pode comprometer toda a administração de uma empresa.

Quando implanto um software de gestão em determinado cliente, faço questão de deixar claro a importância dele completar o treinamento com dedicação. Sempre saliento a importância de se aprender a usar de forma correta e aprender a usar todas as características disponíveis no software, para conseguir tirar um bom proveito dele.

Ninguém compra um litro de leite com a intenção de usar apenas 1 copo e jogar o restante do litro fora. Todo mundo compra um produto com a intenção de usá-lo por completo. Por isso, em se tratando de software, é importante o treinamento para se aprender a usar todo o software e da forma correta. Sem o devido aprendizado, corre-se o risco de usar apenas uma porção do mesmo. De não aproveitar todo o potencial disponível, pelo qual se investiu.

É uma via de mão dupla. O aluno precisa se dedicar para aprender, prestar atenção, perguntar quando tiver dúvida, realizar exercícios práticos. Mas o professor precisa ser didático, explicar com paciência e atenção, esclarecer dúvidas e entender o perfil do aluno para dar a atenção devida.

Mas quando o aluno julga que não necessita passar por um treinamento, quando pensa que já sabe ou que a matéria é simples demais a ponto de não necessitar aprender, geralmente temos um problema.

O Jonas era o proprietário de uma loja de variedades junto com sua esposa, Vilma. Contratou a implantação de um software para gerenciar seu estabelecimento e marcamos os treinamentos, aos quais apenas a esposa e funcionária compareciam.

Passada a fase do treinamento e adaptação, Vilma e a funcionária até tiveram algumas dúvidas naturais para quem acabou de aprender a utilizar um software de gestão. Mas o Jonas não conseguia se adaptar. Não passou pelo treinamento, não entendia o funcionamento, tinha dúvidas que não eram apenas dúvidas de algo que se tinha aprendido, mas verdadeiras falta de conhecimento absoluto do uso e da lógica do software.

• E, não é necessário dizer que isto gerava muitos problemas.

• Ele não conseguia fazer o software funcionar direito.

• Porque não passou pelo treinamento.

• Jonas muitas vezes se irritava com aquilo que não conseguia entender ou dominar.

Foi oferecido a Jonas, muitas vezes, passar pelo treinamento a fim de aprimorar seus conhecimentos sobre a ferramenta que gerenciava sua loja e, assim, usar melhor este rico recurso.

Mas Jonas se negava a fazer o treinamento. Preferia ficar na tentativa e erro, ligando para o suporte a cada dificuldade, ao invés de aprender, ele mesmo, a evitar ou corrigir o que trazia dificuldade.

Sem treinamento, Jonas nunca conseguiu utilizar o software
adequada ou completamente.

No fim das contas, Jonas desistiu de usar o software de gestão.

Treinamento não é, de forma alguma, algo opcional para quem deseja administrar uma empresa. Aprender a utilizar uma ferramenta que fará a gestão da sua empresa não é algo opcional. Para quem deseja empreender, ter uma empresa, não pode abrir mão do aprendizado contínuo. Aprender a utilizar corretamente um software de gestão não é o único tema na lista de um microempresário.

Aprender novos recursos é essencial para manter sua empresa firme e saudável.

É essencial para que o empresário mantenha atualizada sua capacidade de gestão.

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Relatório não é enfeite

Relatórios não são enfeite: são armas estratégicas para impulsionar vendas e aumentar resultados. Eles revelam faturamento, tíquete médio e oportunidades escondidas nos números, transformando dados em decisões certeiras. 

Usar e interpretar relatórios corretamente é o caminho para vender mais e gerir melhor…

Uma das ferramentas mais importantes de um sistema de gestão é quando a soma dos dados alimentados no sistema geram relatórios. Todo sistema tem por objetivo final a apresentação de relatórios ao gestor. São os relatórios que dão os números, dados e informações necessárias para que se tomem decisões acertadas.

De tudo o que se alimenta num sistema, de todas as informações que são inseridas, o objetivo final é sempre obter um relatório que traga informações úteis para tomada de decisões.

Como um dos objetivos de se implantar um software de gestão é sair do “achismo” e poder administrar a empresa com informações corretas, para evitar decisões erradas, então é importante lembrar que, neste sentido, a principal ferramenta dentro de um software de gestão para ajudar nas decisões corretas são os relatórios.

Quando falo de relatório, não falo da mídia que será usada para mostrar ele. Pode ser impresso no papel, como é comum pensar. Mas um conjunto de informações organizadas, que mostrem o que eu preciso para ter uma determinada ação, mesmo que me mostre as informações na tela, sem imprimir, também é um relatório.

Um relatório, por mais óbvio que possa parecer, mas é bom que se fale, “relata” o que está acontecendo na empresa:

• Pode ser para saber o faturamento diário, semanal, mensal etc.

• Pode ser para saber o custo mensal da empresa ou, mais especificamente, as despesas fixas da empresa, que têm um papel preponderante nas tomadas de decisões.

• Pode ser um relatório dos produtos que estão com data de vencimento próxima, para facilitar e agilizar as vendas.

• Pode ser um relatório da média de vendas, para aplicar estratégias para melhorar o tíquete médio.

Enfim, são muitas informações que podem, realmente,
melhorar seu negócio se forem aplicadas corretamente.

Mas não basta saber que um software de gestão tem estes relatórios disponíveis.

É preciso saber usar estes relatórios e emiti-los no sistema.

Mas não basta saber emitir.

Precisa saber interpretar a informação apresentada, para ver como usar a informação para tomar decisões que levem a atitudes que te ajudem a melhor administrar uma empresa.

A tela de vendas, o cadastro de produtos e clientes etc. são funções essenciais, que estão no campo das funções operacionais da sua loja. Como tudo o que é operacional, não tem como fugir delas. Você que usa um sistema, obrigatoriamente usa a tela de vendas, mesmo que não use de forma completa ou correta. Mas com certeza usa.

Já um relatório é uma função analítico / gerencial do seu software e, opcionalmente, até pode ficar sem usar no dia a dia, na operacionalidade do seu negócio. Mas, como o nome diz, fica difícil você analisar sua empresa, gerenciar e gerir corretamente sem o uso correto de bons relatórios.

E, como disse no título, relatório não é enfeite.

Não basta só imprimir um relatório, se você não sabe interpretar as informações que ali estão. Não basta ser bonito, com logotipo da loja, se você não entende o que ele te apresenta de informação gerencial. E pior, não é apenas tirar um relatório que o sistema disponibiliza, se você não sabe, de antemão (antes de emitir o relatório), qual a decisão que você está querendo tomar na sua empresa, e como o relatório pode embasar esta decisão para você.

Muitos softwares trabalham com o relatório na ordem inversa, disponibilizando alguns modelos de relatório nas opções do software para que o proprietário escolha, dentre os modelos disponíveis, aquele que mais próximo atende sua necessidade de informação.

Mas relatório, na verdade, funciona ao contrário. Primeiro você tem uma necessidade de informação para uma determinada decisão. Então, vai no software e busca ou gera o relatório que atende à sua necessidade de informação.

É essencial para uma boa gestão.

Mas precisa usar e saber usar corretamente.

Um bom software de gestão tem bons geradores de relatório. E não é uma questão da aparência apenas. Mas sim, da efetividade da informação oferecida.

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Cuidar do estoque como do patrimônio

 

Maria inaugurou sua loja de cosméticos com organização impecável, mas anos depois descobriu que seu dinheiro estava “congelado” nas prateleiras.
O excesso de estoque bloqueou seu fluxo de caixa e a obrigou a recorrer a empréstimos. Entenda como uma gestão correta de estoque pode ser a diferença entre crescer ou se endividar.

Vivi uma experiência com uma cliente, anos atrás que foi muito interessante. A Maria me chamou porque iria inaugurar uma loja de cosméticos dentro de algum tempo, e desejava que desde o primeiro dia de vendas tivesse um controle informatizado e um atendimento de qualidade ao seu cliente. Implantamos o software no computador destinado à loja antes mesmo da inauguração, completando o treinamento para o correto uso do sistema antes de realizar a primeira venda.

Quando Maria marcou a data da inauguração, fiz questão de comparecer, para prestigiar o nascimento de mais um comércio, cliente meu, que serviria à comunidade com seus produtos e serviços. Percebi, ao chegar na loja, muito bem arrumada e estruturada, porque Maria tinha investido para apresentar aos clientes um comércio aconchegante e eficiente, mas percebi que haviam poucos produtos nas prateleiras. O estoque não era muito abundante, embora a arrumação da loja fosse excelente.

Ao me receber, Maria fez questão de comentar: “eu investi bastante na estrutura da loja, para receber bem os clientes, e não foi possível tem um estoque muito volumoso. Mas, daqui pra frente, com as vendas, com o giro da própria loja, pretendo investir no estoque para oferecer uma variedade satisfatória de produtos aos meus clientes.”

Eu agradeci a explicação e disse pra ela que estava certa. Afinal, é um erro investir exageradamente no estoque, a qualquer tempo, ainda mais numa inauguração, quando o lojista precisa medir e avaliar a receptividade dos clientes para seus produtos. E se investir demais num determinado produto que seu público não gostou muito, pode gerar um grande prejuízo. O ideal mesmo é investir um pouco de cada, observando o giro, a receptividade do público para com os produtos e ir conhecendo o seu consumidor, a fim de oferecer mais e melhor aqueles produtos que lhes são preferidos.

A estratégia dela, consciente ou não, é a mais acertada para uma empresa iniciante. Desde que se tenha em vista o que ela declarou: “vou investir no estoque, daqui pra frente”.

Isto é o correto. E a Maria fez assim. Só errou um pouco na medida.

Durante um período de uns 4 anos em que foi proprietária da loja, Maria me chamou 3 ou 4 vezes para ir pessoalmente, ajudá-la com alguma situação referente ao software de gestão.

Ao final dos 4 anos, quando Maria aguardava a chegada de sua filha, resolveu vender a loja para se dedicar à maternidade. Me chamou mais uma vez na loja para esclarecer alguma dúvida no software que fosse precisar para vender a loja.

Fui pessoalmente e, ao chegar na loja, 4 anos depois daquele dia de inauguração, percebi que ela tinha realmente cumprido o que havia planejado, de investir no estoque. Pude perceber, olhando nas prateleiras, que agora era um estoque abundante. Eu diria até que, em algumas partes, havia produtos abarrotados, por não caber bem distribuídos nas prateleiras. Alguns ficavam empilhados uns sobre os outros.

Mas Maria, logo que cheguei, me fez a famosa pergunta: “onde está meu dinheiro?”. Na verdade, ela elaborou melhor a pergunta, explicando que havia trabalhado duro nos 4 anos em que cuidou da loja e que, recentemente, quiseram trocar de carro e também fazer uma reforma na casa, para preparar um quarto aconchegante para a bebê que estava chegando, mas não tiveram dinheiro nem para uma nem outra coisa e precisaram pedir empréstimos no banco.

Foi daí a pergunta: Se trabalharam tanto nos últimos anos, onde estava o dinheiro e por que não conseguiram estas coisas, sem necessidade de pedir empréstimos.

Eu respondi que julgava saber onde estava o dinheiro dela!

Maria ficou surpresa pela minha resposta e justifiquei dizendo que precisava verificar 2 relatórios no sistema. Eu sabia que ela era uma empresária bastante disciplinada e, em todo este tempo, todos os lançamentos do sistema eram feitos de forma contínua e correta. Nem uma lixa de unha saía da loja sem passar pelo computador. E todas as compras de fornecedores eram lançadas no sistema. Isso nos dava um conjunto de dados bastante confiável para fazer uma boa análise.

Busquei o relatório de faturamento, dos últimos 3 meses, que revelou uma média consolidada de 15 mil reais de faturamento mensal. Confirmei este dado com Maria, que acompanhava tudo e respondeu saber que era este mesmo o faturamento médio.

Também consultei o relatório de estoque, para saber quanto ela tinha em estoque. A fim de saber o valor em reais de tudo o que ela tinha na prateleira naquele momento.

Antes de falar este valor, eu te pergunto, microempresário:

Quanto você acha que deve ter em estoque,
relativo ao seu faturamento,
considerando que atualmente muitos fornecedores
entregam os pedidos no dia seguinte?

Talvez o mesmo valor do faturamento, em estoque? Talvez o dobro ou o triplo?

Mas, neste caso em específico, Maria tinha nas suas prateleiras a soma de 90 mil reais!

Ou seja, 6 vezes o valor do seu faturamento mensal!

Ou seja, se ela não fizesse mais nenhuma compra com fornecedor, demoraria 6 meses para vender tudo o que tinha na sua loja.

Isso significa que ela congelou seu fluxo de caixa
por 6 meses em suas prateleiras!

Bloqueou sua liquidez e impediu investimentos diversos.

Maria fez compras de produtos que vão demorar 6 meses para girar e retornar o dinheiro que empatou. Os fornecedores estavam felizes, recebendo todos esses boletos. Maria demoraria para que seus clientes, comprando, desse a ela o retorno deste investimento.

E, mais ainda. Lembra que disse que ela tinha precisado fazer 2 empréstimos para um carro e uma reforma? Maria disse que foram 30 mil em cada situação, totalizando 60 mil.

Voltando ao estoque, eu diria que se uma loja tiver o dobro do faturamento mensal em estoque em sua loja, está mais do que suficiente. Na verdade, o mesmo valor ou 1,5 x também são possíveis. Mas o fato é que ela tinha 90 mil em estoque, sendo que 30 mil (que representa 2x o faturamento de 15 mil mensais) já eram suficientes.

Portanto, Maria tinha um excedente de 60 mil em estoque parado em suas prateleiras.

Mais do que parado. Depreciando. Porque o produto pode estragar, deteriorar, perder valor. Em resumo, ficar parado é prejuízo. Em todos os sentidos.

E ela precisou pegar exatamente 60 mil de empréstimo, porque congelou seu dinheiro em suas prateleiras! Se tivesse usado o gerenciamento de estoque da forma correta, esse dinheiro poderia estar rendendo num investimento com liquidez, pagando pelo carro e pela reforma.

O correto é sempre manter uma quantidade de estoque adequada ao tipo de produto e ao faturamento da empresa. Excedentes geram prejuízo, bloqueio de fluxo de caixa, falta de liquidez.

E, quando precisa-se do dinheiro, não dá para converter os produtos da prateleira em reais de uma hora para outra. Isso demora mais.

No caso da Maria que, para lembrar, queria vender a loja, dei um conselho para ela: Disse-lhe que parasse de abastecer a loja, de fazer novas compras. Que vendesse o estoque atual e colocasse o valor arrecadado em seu bolso. Disse que era muito mais fácil conseguir vender uma loja com um estoque de 30 do que com um estoque de 90 mil. Ou seja, é mais fácil arrumar um comprador para a loja se o valor for menor. É mais fácil vender a loja. E ainda iria capitalizar o valor que poderia quitar os empréstimos.

Não encontrei mais Maria. Na outra vez que fui até a loja, já estava com um novo proprietário. E também com as prateleiras bem mais vazias. Não sei se ela capitalizou o estoque. Mas tudo indica que sim.

Respondendo à pergunta dela de “onde está meu dinheiro?”, pude responder com informações precisas e dados sendo analisados que estava na sua prateleira. E, mesmo que demorou um pouco mais, ela teve a chance de recuperar este investimento.

Bastou informação e orientação corretas!

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