Relatório não é enfeite

Relatórios não são enfeite: são armas estratégicas para impulsionar vendas e aumentar resultados. Eles revelam faturamento, tíquete médio e oportunidades escondidas nos números, transformando dados em decisões certeiras. 

Usar e interpretar relatórios corretamente é o caminho para vender mais e gerir melhor…

Uma das ferramentas mais importantes de um sistema de gestão é quando a soma dos dados alimentados no sistema geram relatórios. Todo sistema tem por objetivo final a apresentação de relatórios ao gestor. São os relatórios que dão os números, dados e informações necessárias para que se tomem decisões acertadas.

De tudo o que se alimenta num sistema, de todas as informações que são inseridas, o objetivo final é sempre obter um relatório que traga informações úteis para tomada de decisões.

Como um dos objetivos de se implantar um software de gestão é sair do “achismo” e poder administrar a empresa com informações corretas, para evitar decisões erradas, então é importante lembrar que, neste sentido, a principal ferramenta dentro de um software de gestão para ajudar nas decisões corretas são os relatórios.

Quando falo de relatório, não falo da mídia que será usada para mostrar ele. Pode ser impresso no papel, como é comum pensar. Mas um conjunto de informações organizadas, que mostrem o que eu preciso para ter uma determinada ação, mesmo que me mostre as informações na tela, sem imprimir, também é um relatório.

Um relatório, por mais óbvio que possa parecer, mas é bom que se fale, “relata” o que está acontecendo na empresa:

• Pode ser para saber o faturamento diário, semanal, mensal etc.

• Pode ser para saber o custo mensal da empresa ou, mais especificamente, as despesas fixas da empresa, que têm um papel preponderante nas tomadas de decisões.

• Pode ser um relatório dos produtos que estão com data de vencimento próxima, para facilitar e agilizar as vendas.

• Pode ser um relatório da média de vendas, para aplicar estratégias para melhorar o tíquete médio.

Enfim, são muitas informações que podem, realmente,
melhorar seu negócio se forem aplicadas corretamente.

Mas não basta saber que um software de gestão tem estes relatórios disponíveis.

É preciso saber usar estes relatórios e emiti-los no sistema.

Mas não basta saber emitir.

Precisa saber interpretar a informação apresentada, para ver como usar a informação para tomar decisões que levem a atitudes que te ajudem a melhor administrar uma empresa.

A tela de vendas, o cadastro de produtos e clientes etc. são funções essenciais, que estão no campo das funções operacionais da sua loja. Como tudo o que é operacional, não tem como fugir delas. Você que usa um sistema, obrigatoriamente usa a tela de vendas, mesmo que não use de forma completa ou correta. Mas com certeza usa.

Já um relatório é uma função analítico / gerencial do seu software e, opcionalmente, até pode ficar sem usar no dia a dia, na operacionalidade do seu negócio. Mas, como o nome diz, fica difícil você analisar sua empresa, gerenciar e gerir corretamente sem o uso correto de bons relatórios.

E, como disse no título, relatório não é enfeite.

Não basta só imprimir um relatório, se você não sabe interpretar as informações que ali estão. Não basta ser bonito, com logotipo da loja, se você não entende o que ele te apresenta de informação gerencial. E pior, não é apenas tirar um relatório que o sistema disponibiliza, se você não sabe, de antemão (antes de emitir o relatório), qual a decisão que você está querendo tomar na sua empresa, e como o relatório pode embasar esta decisão para você.

Muitos softwares trabalham com o relatório na ordem inversa, disponibilizando alguns modelos de relatório nas opções do software para que o proprietário escolha, dentre os modelos disponíveis, aquele que mais próximo atende sua necessidade de informação.

Mas relatório, na verdade, funciona ao contrário. Primeiro você tem uma necessidade de informação para uma determinada decisão. Então, vai no software e busca ou gera o relatório que atende à sua necessidade de informação.

É essencial para uma boa gestão.

Mas precisa usar e saber usar corretamente.

Um bom software de gestão tem bons geradores de relatório. E não é uma questão da aparência apenas. Mas sim, da efetividade da informação oferecida.

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