Operacional X Gerencial

Muitos microempresários são apenas funcionários de si mesmos, presos ao operacional e sem tempo para gerir.

O verdadeiro crescimento vem quando o dono assume o papel de gestor, delega tarefas e foca no futuro.
Descubra, na prática, como deixar de ser refém da rotina e aprender a administrar para fazer sua empresa prosperar.

Eu conheço vários microempresários que nunca tornaram-se donos de seu próprio negócio! Você conhece alguém assim? São empresários que são os melhores funcionários de si mesmos. Trabalham o tempo todo, resolvem de tudo. E, realmente, mantém seu negócio vivo. Mas, aparentemente, seu negócio só fica vivo enquanto ele, o dono, está ativo.

É o tipo do patrão que, quando não puder estar na empresa, esta para.

Tudo depende dele. Tudo é do jeito dele. Ninguém faz nada sem perguntar pra ele.

Em alguns casos, é questão de ego, mesmo.

Em outros, pura incapacidade de gestão, de delegar, de gerir corretamente.

Os funcionários estão lá. Mas ele gerencia como se não estivessem.

Numa empresa, podemos dividir as tarefas existentes em 2 tipos: as tarefas operacionais e as gerenciais. Num resumo rápido, operacional é tudo o que se faz para manter a empresa operando, funcionando, aberta. Atender cliente, receber no caixa, repor mercadoria, prestar o serviço em si, comprar, vender etc. Ou seja, fazer o que tem que ser feito para a empresa continuar funcionando. Já o gerencial é aquilo que gerencia. Parece óbvio, mas muitos não entendem. O que é gerenciar? É direcionar as tarefas, é organizar e comandar o operacional. Mas não apenas isso, porque senão seria um gerente-operacional. É gerenciar, com uma visão à frente do que simplesmente o dia a dia proporciona. Gerenciar é antecipar o prejuízo, é antever o problema, é dar a solução antes do que seja necessário. Quem gerencia, comanda com uma visão no futuro. Tem clareza sobre para onde a empresa está indo, o que precisa fazer e, principalmente, como colocar isto em prática desde já, desde antes de ser necessário. Isso é gerenciar.

Eu já vi pessoas contratadas para serem gerentes que não passam de um “faz tudo”, que suprem as faltas dos funcionários, fazem o que eles não fazem (ou não sabem fazer bem), que ficam aqui e ali, como doidos, preenchendo lacunas. Pior, já vi proprietários agirem assim.

E, na verdade, qual o problema disso? O problema é que a empresa que é administrada nestes moldes, sem gerência de verdade, está apenas sobrevivendo, correndo um sério risco de deixar de existir e, com certeza, jamais irá crescer. Pelo menos não de forma consistente. Pode até ter pequenos inchaços, mas que são logo esvaziados para voltar à situação anterior, ou pior.

Tem proprietário que é um ótimo funcionário de si mesmo.

Faz tudo. Resolve tudo. Não delega nada. Não analisa nada.

Geralmente não sabe para onde a empresa vai. Nem sabe se tem alguma meta.

Vai fazendo a tarefa cotidiana para ver onde vai dar.

Tem patrão assim que fica até esperando aprovação e elogio dos funcionários.

“Olha que patrão trabalhador”. “Puxa, o chefe sabe fazer de tudo mesmo”.

E parece até que é uma coisa boa. Mas quem devia estar cuidando do operacional, das tarefas do dia, daquilo que faz a empresa se manter funcionando são os funcionários, mesmo quando se tem algum problema pra resolver.

E o chefe, faz o quê?

Analisa, observa, redireciona, pensa no futuro, analisa relatórios, prevê situações, não como um vidente, mas como um analista. O chefe toma decisões para cada uma destas situações. Verifica se o andamento de como as coisas estão funcionando devem continuar do mesmo jeito ou precisam de ajustes. O patrão cuida do futuro, da estabilidade atual com uma visão no crescimento. Há segmentos de mercado que se não crescer já está morrendo. O patrão cuida de modernizar, ver onde pode melhorar, cortar custos onde podem ser cortados. Tem muita coisa a ser feita que só o dono pode fazer. Exige atitude, autoridade para tomar a atitude. Exige que tenha iniciativa.

Mas tem proprietário que nunca vira a chavinha.
Será sempre funcionário. De si mesmo!

O patrão cuida das pessoas que trabalham para ele, não fazendo o que elas já fazem, como se fosse coleguinha. Mas tem patrão que fica do lado dos funcionários da forma errada. Para que uma empresa prospere, o proprietário, o dono precisa agir como tal. Ou, pelo menos, ter alguém que o faça em seu lugar. Mas esta é uma outra questão, de como ele cede o próprio lugar para um terceiro e mantém-se no operacional.

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Treinamento é Essencial

Treinamento não é opcional: é essencial.
Sem aprender a usar corretamente um software de gestão, o empresário corre o risco de desperdiçar investimento, travar processos e até desistir da ferramenta.
A história de Jonas mostra como a falta de dedicação ao aprendizado pode comprometer toda a administração de uma empresa.

Quando implanto um software de gestão em determinado cliente, faço questão de deixar claro a importância dele completar o treinamento com dedicação. Sempre saliento a importância de se aprender a usar de forma correta e aprender a usar todas as características disponíveis no software, para conseguir tirar um bom proveito dele.

Ninguém compra um litro de leite com a intenção de usar apenas 1 copo e jogar o restante do litro fora. Todo mundo compra um produto com a intenção de usá-lo por completo. Por isso, em se tratando de software, é importante o treinamento para se aprender a usar todo o software e da forma correta. Sem o devido aprendizado, corre-se o risco de usar apenas uma porção do mesmo. De não aproveitar todo o potencial disponível, pelo qual se investiu.

É uma via de mão dupla. O aluno precisa se dedicar para aprender, prestar atenção, perguntar quando tiver dúvida, realizar exercícios práticos. Mas o professor precisa ser didático, explicar com paciência e atenção, esclarecer dúvidas e entender o perfil do aluno para dar a atenção devida.

Mas quando o aluno julga que não necessita passar por um treinamento, quando pensa que já sabe ou que a matéria é simples demais a ponto de não necessitar aprender, geralmente temos um problema.

O Jonas era o proprietário de uma loja de variedades junto com sua esposa, Vilma. Contratou a implantação de um software para gerenciar seu estabelecimento e marcamos os treinamentos, aos quais apenas a esposa e funcionária compareciam.

Passada a fase do treinamento e adaptação, Vilma e a funcionária até tiveram algumas dúvidas naturais para quem acabou de aprender a utilizar um software de gestão. Mas o Jonas não conseguia se adaptar. Não passou pelo treinamento, não entendia o funcionamento, tinha dúvidas que não eram apenas dúvidas de algo que se tinha aprendido, mas verdadeiras falta de conhecimento absoluto do uso e da lógica do software.

• E, não é necessário dizer que isto gerava muitos problemas.

• Ele não conseguia fazer o software funcionar direito.

• Porque não passou pelo treinamento.

• Jonas muitas vezes se irritava com aquilo que não conseguia entender ou dominar.

Foi oferecido a Jonas, muitas vezes, passar pelo treinamento a fim de aprimorar seus conhecimentos sobre a ferramenta que gerenciava sua loja e, assim, usar melhor este rico recurso.

Mas Jonas se negava a fazer o treinamento. Preferia ficar na tentativa e erro, ligando para o suporte a cada dificuldade, ao invés de aprender, ele mesmo, a evitar ou corrigir o que trazia dificuldade.

Sem treinamento, Jonas nunca conseguiu utilizar o software
adequada ou completamente.

No fim das contas, Jonas desistiu de usar o software de gestão.

Treinamento não é, de forma alguma, algo opcional para quem deseja administrar uma empresa. Aprender a utilizar uma ferramenta que fará a gestão da sua empresa não é algo opcional. Para quem deseja empreender, ter uma empresa, não pode abrir mão do aprendizado contínuo. Aprender a utilizar corretamente um software de gestão não é o único tema na lista de um microempresário.

Aprender novos recursos é essencial para manter sua empresa firme e saudável.

É essencial para que o empresário mantenha atualizada sua capacidade de gestão.

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Relatório não é enfeite

Relatórios não são enfeite: são armas estratégicas para impulsionar vendas e aumentar resultados. Eles revelam faturamento, tíquete médio e oportunidades escondidas nos números, transformando dados em decisões certeiras. 

Usar e interpretar relatórios corretamente é o caminho para vender mais e gerir melhor…

Uma das ferramentas mais importantes de um sistema de gestão é quando a soma dos dados alimentados no sistema geram relatórios. Todo sistema tem por objetivo final a apresentação de relatórios ao gestor. São os relatórios que dão os números, dados e informações necessárias para que se tomem decisões acertadas.

De tudo o que se alimenta num sistema, de todas as informações que são inseridas, o objetivo final é sempre obter um relatório que traga informações úteis para tomada de decisões.

Como um dos objetivos de se implantar um software de gestão é sair do “achismo” e poder administrar a empresa com informações corretas, para evitar decisões erradas, então é importante lembrar que, neste sentido, a principal ferramenta dentro de um software de gestão para ajudar nas decisões corretas são os relatórios.

Quando falo de relatório, não falo da mídia que será usada para mostrar ele. Pode ser impresso no papel, como é comum pensar. Mas um conjunto de informações organizadas, que mostrem o que eu preciso para ter uma determinada ação, mesmo que me mostre as informações na tela, sem imprimir, também é um relatório.

Um relatório, por mais óbvio que possa parecer, mas é bom que se fale, “relata” o que está acontecendo na empresa:

• Pode ser para saber o faturamento diário, semanal, mensal etc.

• Pode ser para saber o custo mensal da empresa ou, mais especificamente, as despesas fixas da empresa, que têm um papel preponderante nas tomadas de decisões.

• Pode ser um relatório dos produtos que estão com data de vencimento próxima, para facilitar e agilizar as vendas.

• Pode ser um relatório da média de vendas, para aplicar estratégias para melhorar o tíquete médio.

Enfim, são muitas informações que podem, realmente,
melhorar seu negócio se forem aplicadas corretamente.

Mas não basta saber que um software de gestão tem estes relatórios disponíveis.

É preciso saber usar estes relatórios e emiti-los no sistema.

Mas não basta saber emitir.

Precisa saber interpretar a informação apresentada, para ver como usar a informação para tomar decisões que levem a atitudes que te ajudem a melhor administrar uma empresa.

A tela de vendas, o cadastro de produtos e clientes etc. são funções essenciais, que estão no campo das funções operacionais da sua loja. Como tudo o que é operacional, não tem como fugir delas. Você que usa um sistema, obrigatoriamente usa a tela de vendas, mesmo que não use de forma completa ou correta. Mas com certeza usa.

Já um relatório é uma função analítico / gerencial do seu software e, opcionalmente, até pode ficar sem usar no dia a dia, na operacionalidade do seu negócio. Mas, como o nome diz, fica difícil você analisar sua empresa, gerenciar e gerir corretamente sem o uso correto de bons relatórios.

E, como disse no título, relatório não é enfeite.

Não basta só imprimir um relatório, se você não sabe interpretar as informações que ali estão. Não basta ser bonito, com logotipo da loja, se você não entende o que ele te apresenta de informação gerencial. E pior, não é apenas tirar um relatório que o sistema disponibiliza, se você não sabe, de antemão (antes de emitir o relatório), qual a decisão que você está querendo tomar na sua empresa, e como o relatório pode embasar esta decisão para você.

Muitos softwares trabalham com o relatório na ordem inversa, disponibilizando alguns modelos de relatório nas opções do software para que o proprietário escolha, dentre os modelos disponíveis, aquele que mais próximo atende sua necessidade de informação.

Mas relatório, na verdade, funciona ao contrário. Primeiro você tem uma necessidade de informação para uma determinada decisão. Então, vai no software e busca ou gera o relatório que atende à sua necessidade de informação.

É essencial para uma boa gestão.

Mas precisa usar e saber usar corretamente.

Um bom software de gestão tem bons geradores de relatório. E não é uma questão da aparência apenas. Mas sim, da efetividade da informação oferecida.

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Cuidar do estoque como do patrimônio

 

Maria inaugurou sua loja de cosméticos com organização impecável, mas anos depois descobriu que seu dinheiro estava “congelado” nas prateleiras.
O excesso de estoque bloqueou seu fluxo de caixa e a obrigou a recorrer a empréstimos. Entenda como uma gestão correta de estoque pode ser a diferença entre crescer ou se endividar.

Vivi uma experiência com uma cliente, anos atrás que foi muito interessante. A Maria me chamou porque iria inaugurar uma loja de cosméticos dentro de algum tempo, e desejava que desde o primeiro dia de vendas tivesse um controle informatizado e um atendimento de qualidade ao seu cliente. Implantamos o software no computador destinado à loja antes mesmo da inauguração, completando o treinamento para o correto uso do sistema antes de realizar a primeira venda.

Quando Maria marcou a data da inauguração, fiz questão de comparecer, para prestigiar o nascimento de mais um comércio, cliente meu, que serviria à comunidade com seus produtos e serviços. Percebi, ao chegar na loja, muito bem arrumada e estruturada, porque Maria tinha investido para apresentar aos clientes um comércio aconchegante e eficiente, mas percebi que haviam poucos produtos nas prateleiras. O estoque não era muito abundante, embora a arrumação da loja fosse excelente.

Ao me receber, Maria fez questão de comentar: “eu investi bastante na estrutura da loja, para receber bem os clientes, e não foi possível tem um estoque muito volumoso. Mas, daqui pra frente, com as vendas, com o giro da própria loja, pretendo investir no estoque para oferecer uma variedade satisfatória de produtos aos meus clientes.”

Eu agradeci a explicação e disse pra ela que estava certa. Afinal, é um erro investir exageradamente no estoque, a qualquer tempo, ainda mais numa inauguração, quando o lojista precisa medir e avaliar a receptividade dos clientes para seus produtos. E se investir demais num determinado produto que seu público não gostou muito, pode gerar um grande prejuízo. O ideal mesmo é investir um pouco de cada, observando o giro, a receptividade do público para com os produtos e ir conhecendo o seu consumidor, a fim de oferecer mais e melhor aqueles produtos que lhes são preferidos.

A estratégia dela, consciente ou não, é a mais acertada para uma empresa iniciante. Desde que se tenha em vista o que ela declarou: “vou investir no estoque, daqui pra frente”.

Isto é o correto. E a Maria fez assim. Só errou um pouco na medida.

Durante um período de uns 4 anos em que foi proprietária da loja, Maria me chamou 3 ou 4 vezes para ir pessoalmente, ajudá-la com alguma situação referente ao software de gestão.

Ao final dos 4 anos, quando Maria aguardava a chegada de sua filha, resolveu vender a loja para se dedicar à maternidade. Me chamou mais uma vez na loja para esclarecer alguma dúvida no software que fosse precisar para vender a loja.

Fui pessoalmente e, ao chegar na loja, 4 anos depois daquele dia de inauguração, percebi que ela tinha realmente cumprido o que havia planejado, de investir no estoque. Pude perceber, olhando nas prateleiras, que agora era um estoque abundante. Eu diria até que, em algumas partes, havia produtos abarrotados, por não caber bem distribuídos nas prateleiras. Alguns ficavam empilhados uns sobre os outros.

Mas Maria, logo que cheguei, me fez a famosa pergunta: “onde está meu dinheiro?”. Na verdade, ela elaborou melhor a pergunta, explicando que havia trabalhado duro nos 4 anos em que cuidou da loja e que, recentemente, quiseram trocar de carro e também fazer uma reforma na casa, para preparar um quarto aconchegante para a bebê que estava chegando, mas não tiveram dinheiro nem para uma nem outra coisa e precisaram pedir empréstimos no banco.

Foi daí a pergunta: Se trabalharam tanto nos últimos anos, onde estava o dinheiro e por que não conseguiram estas coisas, sem necessidade de pedir empréstimos.

Eu respondi que julgava saber onde estava o dinheiro dela!

Maria ficou surpresa pela minha resposta e justifiquei dizendo que precisava verificar 2 relatórios no sistema. Eu sabia que ela era uma empresária bastante disciplinada e, em todo este tempo, todos os lançamentos do sistema eram feitos de forma contínua e correta. Nem uma lixa de unha saía da loja sem passar pelo computador. E todas as compras de fornecedores eram lançadas no sistema. Isso nos dava um conjunto de dados bastante confiável para fazer uma boa análise.

Busquei o relatório de faturamento, dos últimos 3 meses, que revelou uma média consolidada de 15 mil reais de faturamento mensal. Confirmei este dado com Maria, que acompanhava tudo e respondeu saber que era este mesmo o faturamento médio.

Também consultei o relatório de estoque, para saber quanto ela tinha em estoque. A fim de saber o valor em reais de tudo o que ela tinha na prateleira naquele momento.

Antes de falar este valor, eu te pergunto, microempresário:

Quanto você acha que deve ter em estoque,
relativo ao seu faturamento,
considerando que atualmente muitos fornecedores
entregam os pedidos no dia seguinte?

Talvez o mesmo valor do faturamento, em estoque? Talvez o dobro ou o triplo?

Mas, neste caso em específico, Maria tinha nas suas prateleiras a soma de 90 mil reais!

Ou seja, 6 vezes o valor do seu faturamento mensal!

Ou seja, se ela não fizesse mais nenhuma compra com fornecedor, demoraria 6 meses para vender tudo o que tinha na sua loja.

Isso significa que ela congelou seu fluxo de caixa
por 6 meses em suas prateleiras!

Bloqueou sua liquidez e impediu investimentos diversos.

Maria fez compras de produtos que vão demorar 6 meses para girar e retornar o dinheiro que empatou. Os fornecedores estavam felizes, recebendo todos esses boletos. Maria demoraria para que seus clientes, comprando, desse a ela o retorno deste investimento.

E, mais ainda. Lembra que disse que ela tinha precisado fazer 2 empréstimos para um carro e uma reforma? Maria disse que foram 30 mil em cada situação, totalizando 60 mil.

Voltando ao estoque, eu diria que se uma loja tiver o dobro do faturamento mensal em estoque em sua loja, está mais do que suficiente. Na verdade, o mesmo valor ou 1,5 x também são possíveis. Mas o fato é que ela tinha 90 mil em estoque, sendo que 30 mil (que representa 2x o faturamento de 15 mil mensais) já eram suficientes.

Portanto, Maria tinha um excedente de 60 mil em estoque parado em suas prateleiras.

Mais do que parado. Depreciando. Porque o produto pode estragar, deteriorar, perder valor. Em resumo, ficar parado é prejuízo. Em todos os sentidos.

E ela precisou pegar exatamente 60 mil de empréstimo, porque congelou seu dinheiro em suas prateleiras! Se tivesse usado o gerenciamento de estoque da forma correta, esse dinheiro poderia estar rendendo num investimento com liquidez, pagando pelo carro e pela reforma.

O correto é sempre manter uma quantidade de estoque adequada ao tipo de produto e ao faturamento da empresa. Excedentes geram prejuízo, bloqueio de fluxo de caixa, falta de liquidez.

E, quando precisa-se do dinheiro, não dá para converter os produtos da prateleira em reais de uma hora para outra. Isso demora mais.

No caso da Maria que, para lembrar, queria vender a loja, dei um conselho para ela: Disse-lhe que parasse de abastecer a loja, de fazer novas compras. Que vendesse o estoque atual e colocasse o valor arrecadado em seu bolso. Disse que era muito mais fácil conseguir vender uma loja com um estoque de 30 do que com um estoque de 90 mil. Ou seja, é mais fácil arrumar um comprador para a loja se o valor for menor. É mais fácil vender a loja. E ainda iria capitalizar o valor que poderia quitar os empréstimos.

Não encontrei mais Maria. Na outra vez que fui até a loja, já estava com um novo proprietário. E também com as prateleiras bem mais vazias. Não sei se ela capitalizou o estoque. Mas tudo indica que sim.

Respondendo à pergunta dela de “onde está meu dinheiro?”, pude responder com informações precisas e dados sendo analisados que estava na sua prateleira. E, mesmo que demorou um pouco mais, ela teve a chance de recuperar este investimento.

Bastou informação e orientação corretas!

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Você sabe o valor do patrimônio que está em sua prateleira?

Estoque não é só prateleira cheia: 

é dinheiro parado ou girando.

Sem controle, ele pode drenar o caixa e sufocar o lucro.
Com gestão inteligente,
o estoque vira motor de crescimento e faturamento…

Fazer a correta gestão do estoque de um comércio é uma das áreas mais negligenciadas quando se trata de uma microempresa.

Na correria de outras tarefas igualmente importantes, muitas vezes o microempresário esquece de dar a devida atenção ao seu estoque de produtos. Os produtos estão lá, na prateleira. Isso tem um valor. Para um comércio, é a parte central: os produtos que serão vendidos aos clientes para gerar faturamento. Mas, muitas vezes, esquece-se que não basta simplesmente deixá-los na prateleira, esperando o cliente pegar.

Estoque é algo muito mais dinânimo do que parece.

A prateleira onde ele fica, as estantes e toda esta estrutura física estática não transmite a ideia correta que o gerenciamento do estoque é algo muito mais dinâmico e movimentado do que parece. Ao ver os produtos ali, parados, uma ideia diferente é transmitida, tanto para os clientes quanto para o proprietário.

Gerir um estoque para que ele seja lucrativo envolve algumas etapas e métodos de controle e gestão que precisam ser periodicamente revistos e atualizados. Só para citar algumas situações, é preciso atenção à data de vencimento no caso dos perecíveis, ao posicionamento deles na loja e nas prateleiras, a uma atenção especial para produtos campeões de venda e também aos que não giram. É necessário manter atualizado e sempre revisar o preço de venda, para saber se está adequado ao mercado, à concorrência e aos custos da loja. Analisar a margem de contribuição, rotatividade e lucro são igualmente importantes.

Mas tem uma informação que é a base de tudo: é saber quanto eu tenho em estoque. Qual o tamanho do meu estoque, tanto em quantidade de unidades quanto em valor financeiro. Se o empresário não sabe quanto ele tem de produtos em suas prateleiras, pode estar perdendo ou deixando de ganhar dinheiro.

E, muitas vezes, o “controle” desta parte é que o dono da loja dá uma olhada nas prateleiras, baseado naquilo que os clientes compram quando ele está no caixa e pensa: isto está faltando, preciso comprar mais. Ou então quando o fornecedor do produto visita a loja e oferece uma promoção para que o lojista compre um lote a mais do que está habituado.

Mas este tipo de controle visual, no “olhômetro” quase nunca fornece um retorno financeiro satisfatório para o lojista. Olhar a prateleira e sentir que está bonita e cheia nem sempre é sinônimo de estoque lucrativo e com boa rotatividade.

Este hábito de controlar no olhômetro talvez tenha funcionado algumas décadas atrás, quando o número de produtos disponíveis para venda era bastante escasso. Uma mercearia tinha disponível talvez 2 ou 3 marcas de pasta de dentes para vender. Hoje em dia, são dezenas de opções, muitas delas nas prateleiras da mercearia do empresário que acha que pode dar uma passada de olho na prateleira e saber quanto preciso comprar para revender.

Mas o ponto inicial de tudo é saber quanto se tem de estoque nas prateleiras.

Manter um controle cuidadoso, em um sistema de gestão de estoque, dando as devidas entradas e saídas no fluxo de produtos que entram e saem da loja é essencial.

Porém, periodicamente, é necessário fazer-se uma conferência, um balanço do estoque físico, a fim de conferir se está de acordo com o estoque do sistema.

Isso se faz realizando uma contagem de estoque periodicamente.

E por que isso é importante?

• Porque estoque parado é prejuízo.

• Estoque existe para girar. Entrar e sair. Comprar e vender.

• É o movimento que gera faturamento.

• Estoque parado é dinheiro parado.

• E dinheiro parado em estoque é prejuízo.

E como um estoque fica parado? Comprando muito e vendendo pouco, comprando mais do que se vende. Comprando com projeção de venda para muitos meses, ao invés de poucas semanas. Comprando insuficientemente para atender ao cliente, ou seja, não ter disponível quando o cliente vem procurar para comprar.

Ou seja, se não houver produtos na medida certa para atender o cliente, sem excessos, o estoque pode drenar toda capacidade financeira da empresa.

Gerenciar estoque é essencial
para manter o fluxo de vendas e o lucro.

Veja outro exemplo. Uma determinada microempresa de vendas de material de papelaria tem uma média de faturamento mensal de 50 mil reais. Mas tem um estoque nas prateleiras de 270 mil reais! Será que esta é a medida correta para o estoque? Significa que tem um estoque para mais de 5 meses de venda! Significa que o fornecedor dos produtos está feliz por ter recebido os pagamentos deste estoque excedente. Mas significa também que o lojista que tem este estoque a mais vai precisar aguardar 5 meses para receber do seu cliente a fim de fazer girar este estoque.

Isso compromete totalmente o fluxo de caixa da empresa.

Se você tem um estoque que é mais de o dobro do seu faturamento, alguma coisa está errada. E o ponto de partida para entender e começar a avaliar isso é fazer uma contagem de estoque.

Tudo isso, desde a contagem de balanço até os controles que permitem um gerenciamento adequado só podem ser feitos com um software de gestão específico para estoque, um ERP que controle o estoque de tal forma que gere lucro e não prejuízo.

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Variedade Chama Controle

 

No passado, controlar vendas “de cabeça” podia funcionar. Hoje, com a enorme variedade de produtos, isso se tornou impossível. A história de Agenor e Júlia mostra como a falta de informatização pode comprometer a gestão e por que sistemas modernos são essenciais até para pequenos negócios.

Quero falar de mais uma situação pela qual passei, em uma visita de divulgação de software, num empório, uma destas lojas de vendas de vinhos e queijos e outras coisas mais.

Era um ambiente pequeno fisicamente, mas com produtos muito bem distribuídos e organizados em todos os cantos da empresa. Geladeiras, prateleiras, armários, cestos e milhares de produtos distribuídos por ali. Lá estavam o proprietário, que chamaremos de Agenor e sua filha, que com ele trabalhava, que vou chamar aqui de Júlia.

Percebi também que as vendas eram controladas com um caderninho e uma caneta no caixa, onde recebiam os valores. Não era um lugar informatizado.

Me apresentei e anunciei o objetivo da minha visita, que era oferecer a possibilidade de informatizar as vendas, modernizar a gestão, controlar de forma mais organizada.

Tão logo falei a respeito, a filha Júlia, mais jovem e aparenemente antenada com a situação administrativa atual das empresas, se mostrou animada com a possibilidade de modernizar a administração daquele seu empório. Ela gostou da possibilidade e fez perguntas.

Seu Agenor, um senhor de já alguma idade, que provavelmente já estava naquele negócio há algumas décadas, talvez desde seu início, respondeu ao meu argumento com a frase: “eu controlo isso tudo de cabeça faz 30 anos, não é agora que preciso de um computador pra fazer isso”.

Ao ouvir este argumento, perguntei ao seu Agenor, que estava há tanto tempo no negócio, apontando para uma geladeira ao nosso lado, com uma variedade imensa de refrigerantes, se ele se lembrava de “quantos tipos de refrigerantes diferentes havia disponível para vender há 30 anos atrás?” Sabemos que resumiam-se a poucas opções. Seu Agenor apenas refletiu na pergunta, sem me responder. Mas sabia o que eu queria dizer. Hoje em dia, além da multiplicação de marcas diferentes, temos várias embalagens disponíveis: garrafas, latas, vários tamanhos e sabores, que multiplicaram de 3 ou 4 opções de 30 anos atrás para dezenas delas hoje em dia.

O mesmo ocorre, basicamente, com cada tipo de produto disponível num mercado, pequeno ou grande, hoje em dia: a variedade disponível torna impossível fazer o que seu Agenor fazia 30 anos antes, quando controlava o estoque, os preços dos produtos, suas características e as vendas, tudo de memória, sem o uso de um computador!

Atualmente é impossível fazer isso.

Um sistema informatizado é necessário, é básico, é essencial hoje em dia para se controlar as vendas, mesmo de uma pequena mercearia ou empório, como aquele do seu Agenor e da Júlia.

Mesmo ouvindo meus argumentos e apesar do entusiasmo da Júlia, seu Agenor não quis se render ao controle informatizado naquele momento e não sei como progrediram com seu negócio depois disso. Isso foi antes do boom de vendas pela internet. E lojas fisicas como as deles, depois do domínio das vendas pela internet, só conseguem sobreviver com uma boa gestão administrativa, financeira e de estoque.

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O Fim de uma Era

 

A vida é feita de ciclos. Economia, Política, Profissões e outras áreas também. Há ciclos que não tem exatamente um fim, mas um decaimento, um arrefecimento aos poucos, até que somem. Certas profissões, por exemplo, não somem de repente, como que por decreto. Mas vão simplesmente sumindo, aos poucos, pela irrelevância ou obsolência em novos tempos.

Mas há coisas que somem num momento. Por ato de um decreto ou acontecimento.

Quando isto acontece, sempre fica mais fácil virar a chavinha e passar para outra fase. E isso é muito melhor do que ficar “batendo cabeça” em uma fase ou ciclo indefinido ou moribundo.

Na tecnologia, as mudanças graduais misturam-se, geralmente, às mudanças de uma vez só.

Recentemente, no fim de 2025, encerrou-se um ciclo na tecnologia usada no comércio por decreto governamental. Quem é dono de loja e emitia Cupom Fiscal eletrônico sabe do que estou falando: o SAT (Sistema Autenticador e Transmissor). Extinguiu-se por ordem do governo em 31/12/2025. Havia iniciado em 01/01/2016. Portanto, foram exatamente 10 anos usando este método no estado de São Paulo para emitir documentos fiscais para vendas no varejo.

Um sistema que oferece agilidade e exatidão de informações. Ao governo, possibilidade de fiscalização automática. Ao cliente, clareza no fornecimento do documento fiscal por parte do lojista. E a este, a possibilidade de estender a exigência do governo em apenas emitir uma nota para também fazer uma informatização completa em seu estabelecimento.

Antes deste método, eram usadas as impressoras fiscais, o ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Permitia uma fiscalização do governo, mas não trazia a ideia de uma informatização integrada, entre método de fiscalização do governo e gestão da loja. O sistema seguinte, este que se extinguiu agora, que operou na década entre 2016-2025 era eletrônico, forçando os lojistas a fazerem um melhor controle de sua gestão.

Custo Brasil. É um termo que define o custo que existe, no Brasil, para empreender. É formado de muitos componentes. E um deles é a falta de agilidade, modernidade e gestão adequada por parte das empresas. Ao implantar um sistema informatizado, a empresa melhora e moderniza sua gestão, agilizando seus processos. Mas isso só se usar da forma adequada. Se apenas usar um software de computador para emitir a Nota Fiscal eletrônica, o empresário não vai usufruir de muitas vantagens. Sem contar que vai se frustrar, por sentir que está investindo um valor como se fosse apenas para cumprir a exigência do governo em emitir os documentos fiscais.

Mas se o processo de emissão de DF-e (Documento Fiscal eletrônico) servir como um motivador para o empreendedor estender o processo de informatização para outras áreas de sua empresa, como gestão de estoque, financeiro, de clientes etc., então isso pode levar sua empresa a um nível maior de excelência, tornando-se destaque em sua região.

Durante a fase em que o SAT funcionou no Estado de São Paulo, as empresas foram levadas a informatizar seus estabelecimentos. O sistema usado ainda requeria um hardware para funcionar, em conjunto com software. Agora, desde que este sistema foi abolido, o funcionamento é totalmente via software.

Foi uma fase de transição interessante. Antes, um sistema só de hardware para gerar e armazenar os documentos fiscais. Depois, um sistema que usava um hardware para gerar, mas armazenava via arquivo. Agora, totalmente via software, na geração e armazenamento.

Nesta nova fase, com o fim daquela anterior, seria de ótimo proveito se os empresários entendessem que dá pra fazer muito mais com um bom software de gestão. Dá pra realmente gerir o negócio. Usar o processo exigido pelo governo como ponto de partida, mas avançar em direção a uma gestão de excelência, que venha a realmente fazer com que o negócio gere mais lucro, seja mais eficiente.

Houve uma época que somente grandes empresas podiam ter acesso a softwares de gestão completos. ERPs e CRMs capazes de auxiliar em decisões estratégicas hoje estão disponíveis para microempresas.

Seria um desperdício monumental não tirar proveito disso. O empurrão que o governo dá, forçando empresas a utilizar um sistema informatizado deveria ser aproveitado a ponto de que elas fizessem uma gestão completa de suas empresas usando a tecnologia disponível.

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