Vejamos agora alguns items essenciais e básicos que precisam ser
observados num verdadeiro processo de informatização. Há outros,
mas sem estes no início, não podemos nem falar que o processo deu
start.
Integração
Neste momento, é bom definir e entender o que é integração.
Quando, num sistema de computador, as partes funcionam independentes
umas das outras, sem interligações, não haverá integração.
Integração pressupõe interligação e é necessário que as partes
que compõem o todo estejam ligadas umas às outras em todas as suas
características.
Por exemplo, se num software (programa) de computador, há
necessidade de redigitar os dados de um documento (uma nota fiscal,
por exemplo) por 2 ou 3 vezes para cada departamento que dela
necessite, não há integração. A partir do momento que se digitou
os dados da nota fiscal, esses dados devem servir aos processos de
estoque, financeiro, contábil e fiscal (para falar dos básicos) sem
necessidade de se digitar novamente os mesmos dados. Se o software
exigir a digitação de um mesmo dado várias vezes sem reaproveitar
o que já foi digitado em outros lugares, não será um software
integrado.
Esse é um exemplo de não-informatização. Ou seja, se o computador
existe para digitar os dados e imprimir numa impressora, mas nenhum
trabalho é aproveitado, que seria uma das principais característicsa
do sistema computadorizado. Neste caso, o número e o código ou nome
do fornecedor é digitado várias vezes, repetidamente, em cada um
dos processos, sem reaproveitar o trabalho feito anteriormente.
Isso é o que chamamos de retrabalho (refazer o mesmo trabalho mais
de uma vez), que um verdadeiro processo informatizado não deveria
permitir. Ao refazer o mesmo trabalho manualmente, corre-se o risco
de cometer erros e há, sem dúvida, uma perda de tempo
desnecessária.
Qualidade da informação
O fato dos sistemas computadorizados aproveitarem o trabalho que
antes exigia muitos departamentos ou muitas pessoas para fazer, faz
com que muitos acreditem na fábula que o computador está tirando o
emprego de muita gente. Isso não é verdade.
Se o computador está tirando o emprego de muita gente, é porque as
empresas ainda não entenderam quais as vantagens da informatização.
E uma delas é, sem dúvida, a melhoria da qualidade da informação.
Ou seja, antes da informatização, para datilografar uma nota com
vários itens era necessário escrever o nome de cada produto
constante na nota, assim como os dados de nome do cliente, seu
endereço (de entrega, cobrança etc.) e outros itens a cada vez que
fosse escrever uma nota dessas. E, se por algum erro, fosse
necessário redigitar, o trabalho era todo perdido. No caso da nota
que entra na empresa, dados repetidos em vários departamentos (como
almoxarifado, contabilidade, financeiro etc.), causam uma utilização
de tempo desnecessária.
Atualmente, os dados são digitados apenas uma vez, talvez por algum
auxiliar de escritório que insere todos os tipos de dados da Nota
Fiscal para os departamentos interessados. Uma só pessoa insere
dados para o estoque, financeiro, contabilidade etc. Cada
departamento fará, após essa inserção, uma análise cuidadosa dos
dados inseridos e fará, quando necessário, correções de eventuais
erros, sendo que não será necessário o retrabalho de digitar tudo
novamente, mas será tudo apenas conferido e corrigido, quando
necessário. Assim, cada departamento cuida apenas dos dados
inseridos que são de sua competência e o trabalho inicial poderá
ser melhor aferido, com o mesmo número de funcionários que a
empresa sempre manteve, pois a principal função da informática é
melhorar a qualidade da informação e baixar a zero a quantidade de
erros que ocorrem nestes processos de inserção de dados, e ainda
aumentando a possibilidade de inserir novos tipos de informações e
de análises que ajudem os gerentes, diretores e proprietários das
empresas a saberem como anda, exatamente, a saúde administrativa da
empresa.
Olhando para empresas menores, que não têm departamentos e um
digitador dedicado, pode-se pensar no trabalho que daria anotar num
caderno ou num controle à parte (mesmo que seja no computador),
todos os items repetidas vezes. Talvez seja mais fácil fazer o
controle de uma única vez, tendo integrados os dados necessários.
Por exemplo, se uma mercearia deseja saber quantas compras um
determinado cliente fez e quais items ele comprou em determinado
período, teria um trabalho impossível de realizar manualmente,
tendo que anotar num caderno item por item da compra realizada. Mas
num processo informatizado, isso é automático e integrado,
facilitando os processos de conferência e controle. Até porque, num
processo informatizado, a cada venda informa-se apenas o código do
produto e, todos os dados relacionados (descrição, valor etc.) são
automaticamente vinculados a essa informação do código, evitando
ter de escrever todos os dados, mas permitindo que se tenha todos
esses dados à disposição.
Por isso tudo, ao optar por um (real e verdadeiro) processo de
informatização, o empresário ou comerciante deve atentar para o
fato de melhorar seu controle e métodos de análise do seu negócio
e não ter em mente apenas aposentar a máquina de escrever.
Treinar para melhorar
Informatização é, portanto, uma tríade composta de:
Hardware (equipamentos como computadores, impressoras etc.)
Software (programas administrativos, utilitários, de entretenimento
etc.)
Peopleware (pessoas que operarão o computador: programadores,
digitadores etc.)
Nesta tríade, a parte mais importante e mais ignorada é,
geralmente, o peopleware, ou seja, as pessoas que utilizarão os
sistemas informatizados da empresa. Não poucos casos há de empresas
que compram computadores e os colocam na mesa de seus funcionários
sem qualquer preparo e pedem para que eles agora façam tudo pelo
computador, acreditando que isso é informatizar a empresa.
Este é, na verdade, um dos maiores erros.
Logo o funcionário percebe que não sabe ir muito além de digitar
alguns textos (sem utilizar todos os recursos do processador de
textos), talvez aprenda a jogar paciência no computador e verá que
sua produtividade, em vez de melhorar, piora porque agora, como
ninguém mais aceita textos datilografados na máquina de escrever e
o funcionário não quer parecer “para trás”, irá fazer o texto
no computador, mesmo que demore 3 vezes mais do que se fosse
datilografado. Claro, estou falando quando o funcionário não tem,
ainda a devida qualificação na utilização destes processos.
Portanto, ao se informatizar, deve-se ter em conta que o treinamento
é primordial nos processos de realizar um bom serviço à empresa.
Não é possível colocar computadores numa empresa sem que seus
funcionários saibam utilizá-los da melhor forma possível, a fim de
realizarem um trabalho mais rápido e de uma melhor forma. O
computador é, com certeza, mais produtivo que os processos antigos
utilizados, desde que se saiba utilizar os processos corretamente.
Quando um novo sistema de informatização entra numa empresa, uma
das maiores dificuldades é a resistência dos funcionários que
sentem-se inseguros em até perder o emprego por causa da nova
tecnologia e resistem ao uso ou ao sucesso da nova empreitada. É
necessário oferecer um treinamento que venha a conscientizar e
preparar tecnicamente para uma melhor utilização dos processos
informatizados.
Outro engano que ocorre com frequencia é achar que, pelo fato dos
funcionários já saberem utilizar bem alguns programas específicos
(como um processador de textos, um controle contábil ou uma planilha
eletrônica), conseguirão também utilizar todos os recursos de um
software diferente, feito com um propósito específico. Cada
software necessita de algum treinamento específico, por mínimo que
seja. Quanto mais iniciante a pessoa que irá utilizar, maior a
necessidade de treinamento nas áreas básicas. Caso a pessoa que irá
utilizar o sistema já saiba operar alguns items do computador,
necessitará, mesmo assim, de um treinamento específico e de
adaptação para o novo sistema que está sendo utilizado.
Com certeza, o treinamento bem feito é o item mais importante para
uma boa informatização da empresa.
___________________________________________
se gostou deste texto, compartilhe clicando abaixo
e clique em “seguir” ao lado para acompanhar novas publicações.
conheça meus livros, publicados na amazon.com.br, disponíveis em versão eletrônica e papel (procure pelo autor Lucas Durigon)
