Muitos são os usuários e empresários que, quando vão informatizar
sua empresa, acreditam que a parte de cadastrar produtos, clientes e
fornecedores é só mais uma obrigação chata que precisam cumprir
antes de realmente utilizar um sistema de controle de informações.
Encaram a etapa do cadastro como uma-coisa-chata-e-obrigatória, da
qual não se pode escapar (que se pudesse, muitos fugiriam) e que,
por isso mesmo, deve ser feita o mais rápido possível e, por causa
desta ideia, acaba sendo feita de qualquer forma.
E o que a maioria não sabe é que o cadastro é a base de todo o
funcionamento, dali pra frente, de uma forma correta e produtiva, do
sistema informatizado. É a primeira etapa de um processo de
informatização e, por isso mesmo, uma das mais importantes, pois
todo o restante que será feito depois dependerá desta primeira
etapa feita. E, se não estiver correta ou com uma qualidade
satisfatória, vai comprometer e prejudicar todos os processos que
serão feitos dali pra frente.
Um cadastro de clientes ou fornecedores, por exemplo, precisa ser
feito com cuidado, conferindo os dados minuciosamente, ligando para a
pessoa/empresa em questão a fim de confirmar informações
duvidosas, porque o que estiver escrito ali vai nortear todo o
contato que se fará com aquele cliente/fornecedor dali pra frente.
Imagine colocar um endereço ou telefone errado. Ou pior, anotar uma
informação de restrição de crédito indevidamente para um
cliente! O cuidado necessário para se fazer isso toma tempo, nesta
fase do cadastro. Mas é um tempo investido que trará muitos
benefícios no dia a dia da empresa.
Imagine também um cadastro de produtos. Se for feito sem qualquer
padrão, sem nenhum cuidado com as informações. Alguns ignoram o
código de barras, por exemplo, essencial para os processos de venda
e de importação de XML da NF-e. Há muitas empresas que ainda não
se atentam para isso, empresas grandes, em alguns casos, e causam
problemas para si e para seus clientes e toda a cadeia produtiva.
Imagine uma informação errada num cadastro de produtos, que
informe, digamos, o preço de custo errado. Pode levara a análises
erradas da lucratividade da empresa.
Muitos empresários, quando iniciam o processo de informatização,
desejam passar por essa etapa de cadastro o mais rápido possível,
para “começar logo” a utilizar o sistema em sua empresa. Um dos
piores erros!
O correto seria fazer um cadastro de forma cuidadosa e, ao terminar o
mesmo, passar por um processo de conferência e revisão, que até
pode ser feito depois de iniciar os processos operacionais (de
entrada e saída de estoque, por exemplo), mas não muito tempo
depois de se ter iniciado os mesmos.
Algumas vezes, manutenções nos cadastros são necessárias.
Inativar elementos já não mais usados, aglutinar cadastros
duplicados de um mesmo ente, deletar cadastros fantasmas, aqueles
feitos mas nunca utilizados etc.
Bons softwares que ofereçam ferramentas para estas funções são
necessários, bem como saber utilizar corretamente estas funções e
manter uma administração correta dos cadastros. A LUPASoft tem os
softwares ideais para todas estas funções e pode fornecer para o
empresário uma maneira de controlar seus cadastros, suas informações
que venham a ajudar cada vez mais em seus processos administrativos e
gerenciais.
leia também meu artigo: "Informatizar para melhorar"
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